Warenhuis - Digitale personeelsdossiers
Alle personeelsdossiers vanuit verschillende locaties digitaal beschikbaar in één systeem
De uitdaging
Iedere vestiging van het warenhuis had zijn eigen personeelsdossiers. Hierdoor waren de personeelsdossiers niet altijd en overal inzichtelijk. In totaal had het warenhuis 2.308 fysieke personeelsdossiers, verspreid over 11 filialen, die gedigitaliseerd moesten worden.
De oplossing
Wij hebben alle personeelsdossiers voor het warenhuis gedigitaliseerd. Het warenhuis heeft de keuze gemaakt om de personeelsdossiers in vier hoofdstukken in te delen, waarbij elk hoofdstuk zijn eigen documentsoorten bevatte. Wij hebben een planning gemaakt wanneer, bij welk filiaal de dossiers opgehaald werden. Om kosten te besparen heeft de klant zelf de barcodebladen en documentscheidingsbladen tussengevoegd, waarna wij deze per vestiging hebben opgehaald en naar ons service centrum in Alphen aan den Rijn hebben gebracht. Bij aankomst in Alphen aan den Rijn zijn de personeelsdossiers aangemeld in ons track & trace systeem, zodat er gedurende het hele digitaliseringsproces inzicht was waar ieder dossier zich bevond.
Op deze manier kon de klant tijdens het proces altijd benodigde dossiers opvragen. De personeelsdossiers zijn gescand, geclassificeerd, verrijkt middels data-entry en vervolgens geüpload in het RAET personeelsinformatie systeem van het warenhuis. Nadat alle dossiers digitaal in RAET stonden hebben wij de papieren dossiers naar de, door de klant gekozen, opslag gebracht. Wij hebben de dossiers zo ingepakt dat deze direct konden worden opgeslagen, zonder dat er voor langere tijd.
De voordelen
- De digitale bestanden op maat gemaakt voor hun systeem
- Het gehele personeelsdossier is digitaal inzichtelijk vanaf iedere locatie
- Personeelsleden kunnen hun eigen dossier altijd inzien
Het resultaat
Alle personeelsdossiers zijn nu, vanaf iedere willenkeurige locatie digitaal inzichtelijk. Het personeel heeft tevens toegang tot zijn/haar eigen personeelsdossier. Het resultaat is een tevreden klant die vanaf nu ook alle nieuwe personeelsdossiers direct online kan aanmaken.
