Woonstad Rotterdam - Digitaal betaalproces
Woonstad Rotterdam bestaat al meer dan 100 jaar en heeft inmiddels meer dan 60.000 ruimten in beheer. Sociale huurwoningen, koopwoningen en bedrijfsruimten. De woningcorporatie zet zich in voor de Rotterdammers van nu, maar ook voor de stad van morgen.
De uitdaging
Betaalvereniging Nederland heeft aangegeven op termijn te stoppen met acceptgirokaarten, maar Woonstad Rotterdam wilde dat moment niet rustig afwachten. De woningcorporatie koos ervoor het betaalproces al eerder digitaal en gemakkelijker te maken voor haar huurders. Om zo meer klantenservice te kunnen bieden én om de stroom aan papier in te dammen.
De oplossing
Paragon Customer Communications (Paragon) verzorgde al langer het printen en verzenden van de jaarlijkse huurverhogingsbrieven, de maandelijkse prolongaties van de huurbetalingen en herinneringen met daarop ook de acceptgirostrook. Paragon kan deze brieven echter ook digitaal verzenden met daarbij een betaallinkje om direct te kunnen betalen.
Paragon ondersteunt organisaties die van fysieke post over willen stappen op digitale communicatie daarnaast met campagnes. Zo ontvingen de huurders van Woonstad Rotterdam eerst een campagnebrief met reactieformulier. Paragon verwerkte al de retourformulieren digitaal en dankzij deze data wist Woonstad wie in het vervolg gebruik wilde maken van de betaallink of een automatische incasso. Later volgde nog een fysieke herinneringsmailing met postkaarten naar de huurders die hun keuze nog niet kenbaar hadden gemaakt.
Meer dan 90% van de mensen gebruikt een acceptgirokaart alleen om gegevens over te typen voor online bankieren. Dat is veel gedoe en zonde van het papier. Samen met Paragon bieden we onze huurders een eigentijdse oplossing via een veilige link per e-mail.
De voordelen
- Betere dienstverlening voor huurders door meer betaalgemak
- Meer eigentijdse en milieuvriendelijkere manier van communiceren
- Meer overzicht en minder print- en fulfilmentwerk bij de organisatie
- Minder kans op (overtik) fouten vanuit de huurders
Het resultaat
Inmiddels heeft de overgrote meerderheid van de huurders aangegeven de facturen van Woonstad Rotterdam digitaal te willen ontvangen. Deze huurders ontvangen nu een e-mail met betaallink. Als ze op deze link klikken, komen ze direct in de betaalomgeving van iDeal terecht waar alle benodigde gegevens al voor ze zijn ingevuld. Dit zorgt voor gemak en tijdsbesparing. Ook bij Woonstad Rotterdam. Als huurders de link gebruiken, hoeft de woningcorporatie de gegevens niet meer handmatig te matchen met de bank.
Woonstad Rotterdam hoeft Paragon nu alleen één bestand aan te leveren met de factuurgegevens. Paragon zorgt vervolgens voor de verzending van de e-mails én voor het op maat printen en verzenden van de laatste fysieke brieven voor huurders die deze digitale post nog niet kunnen of willen ontvangen. Eind 2020 wil de woningcorporatie stoppen met facturen per post. Ook de servicekostenbrief gaat er dan voor het eerst via e-mail uit. En dat scheelt aardig wat handling en papier. Afgelopen jaar werden deze 40.000 brieven plus bijlagen nog handmatig in de postkamer van de woningcorporatie zelf verwerkt.
Eerst gebruikten ongeveer 15.000 huurders de acceptgirokaart. Dit is inmiddels al teruggebracht naar zo’n 4.500. De laatste huurders gaan we dit jaar nog omzetten met acties via sms, persoonlijke telefoongesprekken en een herinnering op alle enveloppen.
