Case Study smartPayroll

Veolia Umweltservice GmbH ist in Sachen Umwelt der kompetente Partner für Kommunen, Industriebetriebe, Handels- und Privatkunden. Mit den drei Geschäftsbereichen Wasser, Entsorgung und Energie deckt Veolia eine einzigartige Bandbreite von Umweltdienstleistungen ab. Veolia verfügt über 160 Jahre Erfahrung und beschäftigt 169.000 Mitarbeiter weltweit.

Die Herausforderung

Unser Kunde, Veolia Umweltservice GmbH, möchte die Zustellung von Personaldokumenten an die Mitarbeiter modernisieren. Parallel zum bisherigen physischen Versand von beispielsweise Lohnabrechnungen und DEUVs soll auch die elektronische Zustellung in ein Portal ermöglicht werden. Gewünscht wird ein System, welches den Switch auf die elektronische Kommunikation des Mitarbeiters unterstützt und dabei so wenig Änderungen wie möglich im Prozess und System von Veolia erfordert.

Durch die Nutzung eines Portals möchte Veolia seinen Mitarbeitern eine sichere Plattform mit end-to-end-Verschlüsselung anbieten, mit der sie ihre Personaldokumente empfangen und abholen können. Gleichzeitig sollen natürlich gegenüber dem Postversand signifikante Einsparungen realisiert werden.

Die Lösung

Mit Hilfe der smartPayroll-Lösung von Paragon konnte Veolia die Verarbeitung und Zustellung von Mitarbeiterdokumenten (z. B. Gehaltsabrechnungen und DEUVs) auf eine sichere elektronische Zustellung umstellen. Individuelle Parameter und Prozesse von Veolia wurden dabei in der Projektphase separat definiert und berücksichtigt.

Für eine einfache Handhabung stellt Paragon das smartPayroll-Portal zur Verfügung. Für den sicheren Zugriff auf das Portal registriert sich der Mitarbeiter zunächst über einen personalisierten Registrierungs-Code und definiert dann seinen Präferenzkanal für die Zustellung je Dokumentenart (z. B. Gehaltsabrechnungen). Die Steuerung und Zustellung der Dokumente erfolgt automatisiert durch Veolia über smartPayroll.

Im Portal hinterlegte und gespeicherte Lohn- und Gehaltsdokumente werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert. Nur der entsprechende Veolia-Mitarbeiter kann diese Dokumente entschlüsseln und einsehen. Zudem wird der Mitarbeiter automatisch per E-Mail über bereitgestellte Dokumente im Portal informiert.

Die Vorteile

• Ihr spart Porto
• Ihr spart externe und interne Prozesskosten
• Ihr optimiert die Belegverteilung in eurem Unternehmen
• Ihr schafft einen nachhaltigen Kommunikationskanal zu euren Mitarbeiter*innen
• Eure Personalabteilung kann sich auf die Kernaufgaben konzentrieren
• Ihr beteiligt euch aktiv am Schutz knapper Ressourcen
• Ihr tragt durch Reduzierung des CO2-Ausstoßes zum Umweltschutz bei
• Ihr setzt auf eine Lösung mit geprüfter Sicherheit bei Datenübermittlung und Datenspeicherung