Ketenintegratie - Stichting Matchis

Paragon Pearl: werken aan een betere donorregistratie en ketenintegratie bij Matchis

Bij Paragon werken we dagelijks aan inspirerende en innovatieve oplossingen voor vele organisaties. Daar zitten vaak echte pareltjes tussen, mooie en speciale cases. Eén van die pareltjes is de samenwerking tussen Paragon en Stichting Matchis. 

Samenwerking Paragon en Matchis 

Stichting Matchis heeft een missie met een grote maatschappelijke en persoonlijke waarde: ervoor zorgen dat mensen met ernstige bloedaandoeningen die een stamceltransplantatie moeten ondergaan zo snel mogelijk de juiste donor krijgen.   

Ketenintegratie is essentieel om dit complexe proces van a tot z in goede banen te leiden. In dit artikel leest u hoe Paragon Matchis helpt om al deze processen snel, efficiënt en foutloos uit te voeren en hoe de juiste inzet van techniek letterlijk levens redt. Want dit is een behoorlijk vernuftig proces!  

Snel de juiste donor met Matchis  

Gelukkig worden steeds meer mensen in Nederland stamceldonor. Waar het aantal donoren in 2015 nog op 54.000 stond, is dat getal inmiddels verzevenvoudigd. Prachtig natuurlijk. Het betekent immers dat we meer mensen kunnen helpen en patiënten met ernstige aandoeningen minder lang hoeven te wachten op een stamceldonor. Tegelijkertijd is het een ontwikkeling die nieuwe uitdagingen opwerpt. De sterke groei van het aantal donoren brengt extra verantwoordelijkheden en meer complexiteit met zich mee.   

Matchis’ uitdaging 

Matchis moet namelijk de persoonsgegevens van zo’n 400.000 mensen goed verwerken. Extreem belangrijk, want een goed overzicht van potentiële donoren redt mensenlevens. Tegelijkertijd moeten de gegevens goed beschermd en beveiligd zijn met het oog op privacywetgeving zoals de AVG. Een datalek is wel het laatste wat je wilt, zeker als het gaat om mensen die grootmoedig stamcellen afstaan om anderen te helpen.    

Om deze redenen zocht Matchis een betrouwbare partner die helemaal thuis is in documentmanagement en ketenintegratie. Een partij met de juiste ISO-certificaten en controlemechanismen voor het veilig en efficiënt produceren van donorregistratiesets en verwerken van retour ontvangen (DNA) monsters. Een partner die bovendien flexibel is en met gemak piekmomenten kan opvangen, wanneer er bijvoorbeeld door aandacht in de media veel nieuwe donoren zich melden.  

Paragons oplossing: de juiste techniek redt levens 

De zoektocht naar een geschikte partner bracht Matchis in augustus 2020 in contact met Paragon. Sindsdien is Paragon verantwoordelijk voor het produceren en versturen van de donorregistratiesets, het verwerken van de retourenveloppen, het verwelkomen van nieuwe stamceldonoren en werving in de vorm van member gets member.  

Een donorregistratieset bestaat uit een envelop, brief, wattenstaafje en antwoordenvelop. De envelop, brief en antwoordenvelop zijn voorzien van een unieke barcode.   

Jaarlijks produceert Paragon zo’n 100.000 registratiesets, bevestigingsbrieven en herinneringskaarten. Paragon ontlast Matchis door deze registratiesets te produceren, verzenden en ontvangen. Er staat nu een nagenoeg waterdicht en razend effectief systeem dat Matchis de zekerheid biedt dat het hele registratieproces op een veilige manier verloopt. Dit zorgt voor een unieke win-winsituatie: het waarborgen van de privacy en het maken van perfecte matches tussen donoren en patiënten!   

Waterdicht proces 

Donorregistratie is natuurlijk een delicaat proces dat enorm nauw luistert. Eventuele fouten hebben een grote impact en zijn soms letterlijk een zaak van leven en dood. Daarom hanteren we een reeks duidelijke stappen en is de procedure voorzien van unieke checks. 

Hoe het werkt? Paragon ontvangt eerst een databestand van Matchis met alle gegevens van potentiële donoren, inclusief de donor-ID. Omdat het hier om privacygevoelige informatie gaat, worden bestanden via het Secure File Transfer Protocol (SFTP) aangeleverd. Met dit protocol is het mogelijk om bestanden via Secure Shell (SHH) versleuteld en veilig uit te wisselen.  

Heeft Paragon de lijst binnen? Dan wordt de donor-ID gekoppeld aan de unieke barcodes van de envelop, het mapje waar het wattenstaafje in moet en de retourenvelop. Na het printen stellen de medewerkers van Paragon de registratiesets gecontroleerd samen. Doordat aan de barcodes van de bovenstaande items per potentiële donor-ID één voor één worden gecheckt met een scanner, voorkomen we een verkeerde donor combinatie. Pas bij groen licht van de scanner gaan de sets in de envelop en worden ze gesloten voor verzending naar de potentiële donoren.  

Fouten uitsluiten 

Mensen die zich willen laten registreren als donor, moeten vervolgens het wattenstaafje wangslijm bij zichzelf afnemen en dit monster vervolgens in de bijgesloten retourenvelop terugsturen naar Paragon. Paragon controleert de retourenveloppen aan de buitenkant op ‘breuk’ of ‘akkoord’. Breuk houdt in dat het pakketje beschadigd is en dat Paragon het doorstuurt naar Matchis. De specialisten van Matchis bepalen vervolgens op basis van hun ervaring en expertise of het nog bruikbaar is.  De sets die akkoord zijn bevonden, stuurt Paragon direct door naar het laboratorium. Daarnaast verstuurt Paragon herinneringskaarten naar potentiële donoren. Aan de hand van de verstuurde en terugontvangen sets, maakt Paragon automatisch een bestand voor adressen waar een herinneringskaart naartoe moet. Het resultaat? Een geolied proces dat fouten grotendeels uitsluit.