Fundraising – automatisch, sicher und schnell

Wie Fundraising-Organisationen Mailingverstärker und Beilagen erfolgreich personalisieren

Nach dem Tsunami 2004 in Indonesien, der mitteleuropäischen Jahrhundertflut 2013 oder dem katastrophalen Hochwasser im Ahrtal 2021 spendeten die Deutschen über Nacht Rekordsummen, um den in Not geratenen Menschen zu helfen. Hilfsorganisationen setzen nun auf Tools, mit denen sie bei Katastrophen Mailings blitzschnell verschicken und die hohe Spendenbereitschaft direkt nutzen können. Doch wie gelingt es Organisationen, aus der Masse an Postsendungen hervorzustechen – und Empfänger als Spender zu gewinnen?

Spenden sind etwas sehr Persönliches. Daher versenden die meisten Hilfsorganisationen individualisierte Mailings, die den potenziellen Spender persönlich ansprechen. Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass der Empfänger eine Spende überweist, kann auf Mailingverstärker und Beilagen gesetzt werden. Personalisierte Adressetiketten, Grußkarten oder empfängerspezifische Mailingverstärker und Beilagen, die emotional ansprechen und einen Mehrwert bieten, dienen dazu, die Aufmerksamkeit potenzieller Spender zu erlangen und sie zum Spenden zu animieren.

Wenn jede Stunde zählt

Da in Krisensituationen sämtliche Hilfsorganisationen um Spenden werben, ist Geschwindigkeit entscheidend. Um schnell und flexibel reagieren zu können, sollten Hilfsorganisationen auf Plattformen setzen, die den Produktions- und Versandprozess größtmöglich digitalisieren und automatisieren. In wenigen Schritten kann so das Mailing gestaltet – als Anschreiben mit oder ohne Zahlschein, Selfmailer etc. – und für die in einer Adressdatei angelegten Empfänger automatisch personalisiert werden.

Auf Basis der Inhalte, Texte und Bilder erzeugt ein automatisierter Workflow Freigabeschritte in einem Online-Portal. Im Anschluss wird das Mailing gedruckt und an den Zusteller übergeben. Solche Plattformen kommen meist ohne manuellen Eingriff des Anbieters aus und können Mailings innerhalb weniger Stunden in Auflagen von mehreren Hunderttausend verarbeiten und verschicken. Damit die Organisationen eine solche Plattform zuverlässig nutzen können, bieten Dienstleister im Idealfall einen definierten Service-Level, Lagerkosten, Kapazitätsreservierung und Servicemanagement an. Idealerweise setzen Spendenorganisationen auf Partner, die zudem Portokosten optimieren, indem sie Rabatte und optional alternative Zustelldienste einsetzen.

Aktuelle Daten, aber sicher

Damit das Mailing auch die gewünschten Empfänger erreicht, empfehlen Versandpartner die Empfänger-Adressen kurz vor Produktion auf den aktuellen Stand zu bringen. Solche Analysen überprüfen Datensätze auf definierbare Parameter wie „unzustellbar“, „verstorben“ oder „verzogen“. Der Auftraggeber kann entscheiden, ob er diese Adressen aus seinem Bestand löschen und die Druckauflage entsprechend reduzieren oder die Adressen aktualisieren will. Ein solcher Adress-Service vermeidet Rückläufer, senkt Kosten und erhöht die Aussendungsqualität des Mailings.

Hilfsorganisationen sollten darauf achten, dass die Datenauswahl und -aktualisierung datenschutzkonform geschieht. Dies tun sie am besten, indem sie bei der Auswahl des Versanddienstleisters auf Datenschutz-Zertifizierungen wie ISO 27001 achten. Vor allem bei der Aktualisierung von Adressen sollte der Anbieter ausschließlich DSGVO-konforme Quellen nutzen und die Datenauswahl nachvollziehbar offenlegen können. Dabei ist entscheidend, dass der Dienstleister die Daten ausschließlich im Auftrag zur Erfüllung der vertraglichen Beziehungen nutzt und nur nach Weisung verarbeitet. 

Ebenso wichtig sind technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Zudem müssen sämtliche Mitarbeiter auf die Datenschutzgrundverordnung und den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten geschult und schriftlich verpflichtet werden. Und schlussendlich müssen die Daten zwischen Dienstleister und Spendenorganisation sicher und verschlüsselt übertragen werden.