De kracht van communicatiekanalen: MijnOverheid Berichtenbox

Waarschijnlijk is het aantal digitale kanalen dat u gebruikt de laatste jaren gegroeid door nieuwe technologische ontwikkelingen en veranderde communicatiebehoeften. In deze serie artikelen bekijken we betrekkelijke nieuwe communicatiekanalen en laten we zien hoe u die optimaal benut. In dit artikel kijken we naar de MijnOverheid Berichtenbox, een handig communicatiekanaal voor publieke organisaties die burgerservicenummers mogen gebruiken.

Waarom de MijnOverheid Berichtenbox een effectief kanaal is

De MijnOverheid Berichtenbox is om meerdere redenen een nuttige communicatietool voor organisaties in het publieke domein. Het kanaal geeft gebruikers op één centrale plek toegang tot hun persoonlijke inbox, zaakstatusinformatie en persoonlijke gegevens die zijn vastgelegd bij aangesloten organisaties. 

Iedere Nederlander van 14 jaar of ouder heeft een account op MijnOverheid, wat momenteel neerkomt op meer dan 9 miljoen gebruikers. Het bereik van het kanaal is dus groot! Daarbij levert het berichten gegarandeerd en aantoonbaar af. Deze geregelde logging van het afleveren en lezen van gestuurde berichten heeft grote juridische voordelen. Daarbij zorgt het voor snellere, betere én betrouwbaardere responsecijfers. En omdat de MijnOverheid Berichtenbox als communicatiekanaal beschikbaar is via het Rijk kost het u zelf geen ontwikkelcapaciteit.

Organisaties kunnen MijnOverheid bovendien samen met hun ‘mijn-domeinomgeving’ inzetten. Een ander belangrijk voordeel van communiceren via de MijnOverheid Berichtenbox is het hoge veiligheidsniveau. MijnOverheid versleutelt alle berichten middels PKIoverheid-certificaten. Bij het uitwisselen van gegevens gebruikt het kanaal Digikoppeling-standaarden. Dit aspect vergroot de acceptatiegraad van gebruikers als communicatiekanaal voor privacygevoelige data.

Wat u misschien nog niet wist over de MijnOverheid Berichtenbox

MijnOverheid heeft een handig leveranciersportaal, een beheerportaal voor de mensen binnen uw organisatie die zich bezighouden met het beheer van berichtenstromen naar de Berichtenbox. Hier vindt u functionaliteiten die de communicatie met gebruikers nog beter stroomlijnen. Denk aan het inzien van gebruikersstatistieken, aanmaken, activeren en beheren van berichttypen en het bekijken van rapportages over de berichtverwerking.

Werkt u al zaakgericht? Dan biedt u gebruikers van de MijnOverheid Berichtenbox eenvoudig de mogelijkheid om via het onderdeel Lopende Zaken aanvragen stap voor stap te volgen. Wijzigingen in de status van een zaak worden automatisch doorgevoerd in het systeem en per e-mail gecommuniceerd. Het resultaat? Een heldere, snelle en logische afhandeling die geen extra vragen oproept.

De volgende statistieken tonen het bereik en de potentie van de MijnOverheid Berichtenbox als communicatietool aan:

• De beschikbaarheid van MijnOverheid en de MijnOverheid Berichtenbox is 100 procent.
• Er zijn inmiddels honderden organisaties aangesloten op de MijnOverheid Berichtenbox. Dit zijn gemeenten (in totaal maar liefst 271), samenwerkingsverbanden, landelijke organisaties, waterschappen, pensioenfondsen, provincies en ministeries.

De Berichtenbox toevoegen aan uw omnichannelstrategie

De MijnOverheid Berichtenbox past goed in de omnichannelstrategie die ook voor overheden en andere publieke organisaties steeds belangrijker wordt. Het is de centrale plek waar gegevens en registraties van burgers samenkomen. Daarom is de MijnOverheid Berichtenbox een prima startpunt voor verdere communicatie- en transactiepunten en de plek waar u data vindt die u later in de customer journey gebruikt om aanvragen, processen en vragen beter en efficiënter af te handelen. Wanneer een organisatie gebruik maakt van een customer communications management platform is de MijnOverheid Berichtenbox toe te voegen als kanaal.

In plaats van te werken met verschillende digitale loketten, kunnen publieke organisaties veel meer optreden als een geheel. Zo lost u de belofte van omnichannel makkelijker in: een gestroomlijnde, kwalitatief uniforme en gebruiksvriendelijke ervaring via alle communicatiekanalen. 

Succesvolle implementatie

Uw organisatie aansluiten op de MijnOverheid Berichtenbox kan via een intermediair, maar ook met een eigen technische aansluiting. Tip: kies alleen voor de laatste optie als uw organisatie voldoende technische kennis in huis heeft en een langere doorlooptijd voor u acceptabel is.

Tot slot nog een paar tips die de kans op een succesvolle implementatie van de MijnOverheid Berichtenbox vergroten.

• Creëer een goed beeld van de kosten, baten en impact van de introductie (businesscase/mandaat van aansluiting) op uw organisatie en systeem.
• Zorg voor voldoende intern draagvlak en een goed adoptietraject.
• Communiceer de ingebruikname van de MijnOverheid Berichtenbox tijdig en duidelijk naar klanten of burgers.
• Verzeker u ervan dat alle documentatie actueel is.
• Begin met een interessante berichtenstroom om enthousiasme bij gebruikers te kweken. Veel gemeenten starten bijvoorbeeld met herinneringen aan (binnenkort) verlopen reisdocumenten.

Meer weten?

Hebben we u op ideeën gebracht hoe u uw omnichannelcommunicatie kunt verrijken met de MijnOverheid Berichtenbox? En wilt u eenvoudig gaan communiceren met uw gebruikers via de Berichtenbox? Aan de hand van uw doelen denkt Paragon met u mee hoe u uw klantreizen optimaliseert en zo de interactie met uw klanten verbetert. Wij helpen u dit kanaal te integreren in uw omnichannel klantcommunicatiestrategie. Dit doen wij onder andere met één centrale online omgeving voor uw al uw klantcommunicatie.