Case Study HR-Bereich einer großen, deutschen Handelskette

Als Teil eines führenden deutschen Handelsunternehmens versorgt der Bereich Human Resources (HR) über 200.000 Mitarbeitende im deutschsprachigen Raum mit Serviceleistungen, insbesondere mit der Bearbeitung und Erstellung von Personalabrechnungen.

Die Herausforderung

Hohes Aufkommen an Schriftverkehr bändigen

Der HR- Bereich einer deutschen Handelskette suchte eine Lösung für den effizienteren Schriftverkehr mit Mitarbeitenden. Die Gruppe hatte zum Ziel, die Verwaltung der Hauspost ihrer Sachbearbeiter*innen und Gebietsleiter*innen zu beschleunigen und zu erleichtern. Dazu zählen etwa Gehaltsnachweise, Urlaubsübersichten, die Zustellung und Anfrage von diversen Bescheinigungen von/für Mitarbeiter*innen, aber auch Informationsschreiben zu Impfaktionen oder Änderungen der Mitarbeitervorteile. Die gesamte Abwicklung von digitaler sowie analoger Kommunikation im Personalbereich mit den über 200.000 Angestellten sollte effizienter werden. Um mehr Zeit und Fokus für die eigentlichen Aufgaben der Personalservices zu ermöglichen und die Zuständigen effizient zu entlasten, sollten Prozesse und Hardware-Landschaft optimiert werden. Außerdem sollte eine reibungslose Arbeitsverlagerung ins Homeoffice möglich sein.

Die Lösung

Flexibel, fix und flächendeckend – mit smartPrint

Im Jahr 2020 startete der HR-Bereich mit smartPrint – Paragons Antwort auf die Frage, wie sich Geschäftspost modern, schnell und sicher managen lässt. Die intuitive Bedienung des smartPrint-Portals in der Cloud ermöglicht eine schnelle, standardisierte Bearbeitung aller Dokumente. Dort lassen sich alle Anforderungen individuell umsetzen, Styles hinzufügen, zum Beispiel Briefpapier mit Logo oder Folgeblätter, Einzelaufträge oder Sammelaufträge erstellen sowie die gesamte Mitarbeiterverwaltung anlegen. 

Mit der standardisierten und skalierbaren smartPrint-Plattform für den Versand von physischer oder digitaler Post automatisiert der Personalbereich die Verwaltung der einzelnen Geschäftsbriefe und verschlankt den Aufwand bei dem großen Aufkommen an Kommunikation enorm. Nach der Generierung der Dokumente werden alle Briefe via Upload im Web-Frontend von smartPrint, respektive via sFTP auf den Server von Paragon übertragen, wo sie über den smartPrint-Prozess entsprechend verarbeitet und dem Versand zugeführt werden. Die Validierung der Adressen, Verteilung der Briefe und Zustellung in sowohl digitaler als auch analoger Form übernimmt Paragon. smartPrint entlastet bei einer Reihe verschiedener Aufgaben, wie dem Druck, der DV-Freimachung, der Kuvertierung, der Versandbereitstellung, Freigabeprozessen und vielem mehr.

Dementsprechend viel Zeit wird mit dem System auch eingespart. Der Erfolg ließ nicht lange auf sich warten: Seither haben die Gebietsleiter*innen und Sachbearbeiter*innen mehr Zeit für ihre wichtigen Aufgaben – die Tagespost läuft sicher und flüssig weiter.

Das Ergebnis

Effiziente, automatisierte Verwaltung – auch im Homeoffice

Für das Personalmanagement bedeutete die Umstellung auf smartPrint eine deutliche Steigerung der Effizienz, hohe Kosteneinsparung sowie Stabilität und Flexibilität in der Verwaltung und im Schriftwechsel. Während die Sachbearbeiter*innen eine deutliche Entlastung spüren, können sich die Mitarbeitenden sicher auf die Personalverwaltung verlassen – auch im Homeoffice. Allein im Jahr 2021 wurden über 350.000 Sendungen zeitgerecht und problemfrei produziert und versandt. 

Heute wickeln über 30 Benutzer der HR-Abteilung täglich den Schriftverkehr über smartPrint ab und nutzen es ohne große Mühe zum regelmäßigen Versand von Kampagnen, z. B. zum Versand von über 40.000 Gutscheinen im Rahmen einer Dankeschön-Aktion an die Mitarbeitenden.

Die Vorteile

• Einfacher Einstieg in das innovative Management eurer Geschäftspost mit skalierbarer und intuitiv bedienbarer Cloud-Lösung
• Kurze Verarbeitungszeit für das Drucken, Kuvertieren und Einliefern von Geschäftspost
• Sichere und bewährte zentrale Produktion bei Paragon