Aanpassen van terugkerende content in een digitale omgeving voor klantcommunicatie
Help, we hebben een nieuwe ondertekenaar!
Nog voor u het bericht over de aanstelling van de nieuwe directeur hebt gelezen, staat uw manager voor u: “Het zou wel mooi zijn als volgende week zijn naam onder alle brieven staat.” Alleen al bij de gedachte wordt u zenuwachtig: want dat betekent ook alle facturen, offertes en opdrachtbevestigingen en servicecommunicatie. En soms zijn het brieven, maar vaak ook e-mails en zelfs sms. Om nog maar niet te spreken over de diverse systemen die deze communicatie genereren. Niet alleen geautomatiseerd, ook handmatig. Volgende week? Volgende maand, hoopt u. Terwijl het in tien minuten geregeld kan zijn. Echt.
Eén centrale plek voor alle klantcommunicatie
Een ander logo door een bedrijfsovername of huisstijlwijziging. Een nieuwe manager bij de klantenservice. Een aangepast telefoonnummer of bankrekeningnummer … Allemaal voorbeelden van teksten of afbeeldingen die herhaaldelijk terugkomen in klantcommunicatie. Bij wijzigingen gaan er altijd mensen zuchten: het is een complexe puzzel om de gewenste aanpassingen door te voeren. Maar het kan snel en makkelijk. Want wanneer u met een online content management applicatie werkt, oftewel een digitale omgeving voor uw klantcommunicatie, kunt u middels content templates alles in één keer aanpassen.
Een online content management applicatie is een online omgeving waarin u zelf uw communicatie-uitingen kunt maken, beheren en verzenden naar uw klanten. Voor al uw communicatiekanalen, zowel online als offline. Hiermee organiseert u aan de hand van content templates al uw persoonlijke berichten, ongeacht het communicatiekanaal. Terwijl u zelf de regie houdt met alle data, content, afdelingen en systemen. Zo structureert u uw documentenstroom én verbetert u de kwaliteit van uw communicatie.
Een handtekening wijzigen met één druk op de knop
In de communicatie met klanten gebruikt u vaak terugkerende elementen. In een online content management applicatie verzamelt u deze elementen op één plek. Een handtekening is een mooi voorbeeld van content die in allerlei communicatiemiddelen wordt gebruikt. Als u deze overal apart moet aanpassen, is dat een tijdrovende klus. Daarom werkt een digitale omgeving voor klantcommunicatie met content templates. Dit zijn inhoudsblokken met tekst en/of afbeeldingen die u steeds opnieuw gebruikt. Een inhoudsblok is als het ware een bouwsteen van een communicatiemiddel. Daarom is het aanpassen ook heel eenvoudig.
Hoe gaat het in zijn werk? Als u het betreffende inhoudsblok met de handtekening in de tool selecteert, ziet u direct waar dit blok allemaal wordt toegepast. Het aanpassen van de handtekening is vervolgens eenvoudig. U vervangt de afbeelding en de naam van de afzender. Na publicatie is de handtekening in alle content templates direct verwerkt. Dankzij deze manier van werken bent u altijd consequent, omdat alle uitingen gebruik maken van hetzelfde tekstblok.
Zelf de regie over uw klantcommunicatie
Het werken met content templates en daarmee makkelijk veranderen van terugkerende content is slechts één van de vele voordelen en mogelijkheden van een online content management applicatie. U kunt ook denken aan het inrichten van dynamische workflows, het opzetten van adhoc mailings of doorlopende communicatie of personaliseren en segmenteren. Nieuwsgierig geworden? We vertellen u er graag meer over!
