Achter de schermen van spannende en complexe Tweede Kamerverkiezingen

Door alle gebeurtenissen erna zouden we het bijna vergeten, maar een ruime maand geleden waren de Tweede Kamerverkiezingen. Een verkiezing in Corona-tijd is er eentje voor in de boeken. Zo was er het aparte stemtraject voor 70-plussers. En zetten gemeenten alle zeilen bij om het stemmen veilig te laten verlopen. Maar voordat het zo ver was, moesten alle stemgerechtigden en stembureaus voorzien worden van alle materialen. Paragon mocht dit samen met vele gemeenten realiseren. Programma Manager Verkiezingen bij Paragon, Jelle van der Horst, sprak tijdens de voorbereidende maanden de gemeenten vaker dan zijn eigen vriendin. Hij vertelt over deze intensieve en boeiende periode.

Paragon verzorgt de communicatie naar de kiezer voor de honderd grotere gemeenten. Namens hen produceerden en verzonden we miljoenen stempassen en maakten we miljoenen briefstempakketten, kandidatenlijsten, stembiljetten en flyers. Jelle is Programma Manager Verkiezingen.

 “Ik ben eindverantwoordelijk voor het totale verkiezingsproject bij Paragon. Dat varieert van de totale coördinatie, afstemming met gemeenten tot operationeel bijspringen, als het nodig is. Kortom, behoorlijk divers! We werken met een enorme keten aan leveranciers, partners, collega’s, gemeenten en het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Normaal gesproken is de piekbelasting met zo’n verkiezingsproject al pittig, maar Corona maakte het geheel echt complex. Zo zat ik wekelijks op het Ministerie, sprak ik sommige gemeenten drie keer per dag en hebben wij in zeer korte tijd met elkaar het briefstemmen ontwikkeld. Het was een monsterklus die wij met z’n allen geklaard hebben. En waar ik erg trots op ben!”

De driehoek tussen gemeenten, Ministerie en Paragon

Paragon werkt in een driehoek met gemeenten en het Ministerie. De gemeenten zijn onze opdrachtgevers om de communicatie rondom de verkiezingen te verzorgen, terwijl de gemeenten in opdracht van het Ministerie de correcte uitvoering van de verkiezingen organiseren en uitvoeren.

“Deze verkiezingen startten voor mij al in augustus 2020 met de voorbereidingen en het salestraject. Daarna liep het project door tot en met de dag van stemming. Het geeft mij veel energie om met al die gemeenten persoonlijk contact te hebben. Het contact is in zo’n periode erg intensief. Sommige contactpersonen sprak ik meer dan mijn vriendin!   

Vooral de gemeenten hadden het pittig dit keer. De omvang van het project, de strakke deadline en de strenge eisen aan kwaliteit en veiligheid maken de verkiezingen altijd al tot een gecompliceerde puzzel, maar met Corona kregen gemeenten er een extra uitdaging bij: ervoor zorgen dat de verkiezingen bovenal veilig georganiseerd werden. Dat vroeg veel aanpassingen en extra maatregelen. Dat het goed is gegaan, daar neem ik mijn petje voor af!”

Verkiezingen in Corona-tijd, voor de burger leek het misschien niet zo veel anders. Maar achter de schermen was het een hele tour om alles voor elkaar te boksen.  

“Het continu verkennen en uitwerken van nieuwe scenario’s vanwege de Corona-situatie was erg complex. Kunnen de verkiezingen doorgaan? Wat zijn kwetsbare groepen? Hoe beschermen we hen? Wekelijks overleg bij het Ministerie leverde steeds nieuwe scenario’s op die we samen met ‘de driehoek’ hebben uitgewerkt tot in de kleinste detail. Nou, dat vergt flexibiliteit.

In de extreem drukke productieweken verzorgt tijdens ‘normale’ verkiezingen een groep collega’s in één ruimte van de fabriek het handwerk. Door Corona hebben wij natuurlijk de mensen in de fabriek beschermd door nagenoeg geen mensen van buitenaf toe te laten. Daardoor kwam de piek op een kleinere groep collega’s neer.

Ik vind het enorm positief dat iedereen inventief samenwerkte om deze extra ingewikkelde verkiezingen te realiseren. Het hele team was zich hier bewust van en dat werkte heel fijn.”

Continu aanpassen aan veranderde omstandigheden

En dan zijn er natuurlijk momenten van stress.

“Het komt altijd goed, ik denk nooit dat het niet goed komt. Ik vertrouw volledig op ons ervaren team dat erg goed op elkaar is ingespeeld. Het gaat er om hoe je het met elkaar oplost, als er een keer iets mis gaat. De oplossing is er altijd.

Maar ik heb er wel wakker van gelegen toen de eerste testen voor het briefstemmen over onze machines niet goed gingen. Het pakket was te dik voor de envelop, waardoor de machinale verwerking in onze fabriek niet meteen lukte. We moesten rekening houden met de machines van PostNL (voor de verzending van de briefstemmen), de (on)mogelijkheden bij de drukker, onze eigen machines voor het machinaal verwerken van de pakketten én de wensen van het Ministerie. Het was letterlijk millimeterwerk. Door goede afstemming met alle partijen lukte het alsnog en liep de productie van de briefstemmen uiteindelijk heel goed.”

Werd onder druk ‘alles vloeibaar’?

“Dat geldt voor dit traject absoluut. Je kunt van tevoren heel veel plannen maken, maar je moet reageren op de realiteit. Daarin komen altijd zaken naar boven die niet in de plannen passen, maar toch moeten. Dan kan het uiteindelijk toch. Dat is denk ik ook onze kracht. Het bleek bijvoorbeeld uit het continu afstemmen met PostNL over de planning: wanneer kan welk materiaal van welke gemeente aangeleverd worden op de distributiecentra? Is er juist ruimte over die idealiter opgevuld wordt of is de capaciteit juist te krap?

Zo ontvingen wij op zondagavond, ongeveer 12 uur voor de start van de verkiezingen meerdere e-mails van gemeenten die vroegen om een ongevouwen stembiljet voor de stemmal van de Oogvereniging. Een stemmal wordt gebruikt door mensen met een visuele beperking en ligt op een stembureau. Hierin wordt het stembiljet gelegd. Omdat het stembiljet deze verkiezingen zo groot was, was het te vaak gevouwen. Het aantal vouwen in het stembiljet gaf problemen in de mal waardoor de mensen niet zouden kunnen stemmen. Alles was natuurlijk al geleverd, maar binnen 24 uur hebben wij toch de ongevouwen stembiljetten kunnen leveren bij onze gemeenten. Als het moet, dan moet het in verkiezingstijd!”

Eén moment of glory en weer door

En wanneer kon Jelle rustig ademhalen?

“Mijn ‘moment of glory’ was dat ik einde dag, op de dag van stemming, zelf een stemhokje in stapte en dacht: ‘yes, het is goed gegaan en het zit er op’.

En natuurlijk is het fijn wanneer gemeenten ons als partner bedanken voor het organiseren en het tot een goed einde brengen van deze complexe verkiezingen. Of zoals een gemeente schreef: ‘jullie hebben ons prima geholpen om door deze lastige verkiezingen heen te komen.’

Dus nu evalueren met gemeenten, het Ministerie en die punten weer analyseren om te verbeteren voor volgend jaar maart! Voorbereidingen zullen in augustus weer starten, dus effectief heb ik niet veel tijd om stil te staan. We gaan met plezier weer door naar de Gemeenteraadsverkiezingen 2022!”