Inwoners eenvoudig toegang geven tot bouwtekeningen met een digitaal bouwarchief

Heeft uw Stad of Gemeente nog vele meters fysieke bouwdossiers? En overweegt u deze te digitaliseren? Bijvoorbeeld omdat u hiermee uw service aan inwoners wilt verbeteren. Of is de opslag van uw fysieke bouwarchief niet duurzaam genoeg? Een digitaal bouwarchief zorgt ervoor dat u snel informatie kunt zoeken en distribueren via het internet, ftp, de cloud of e-mail. Eventueel kunt u zelfs inwoners of andere belanghebbenden (al dan niet beperkte) toegang geven tot delen van het bouwarchief.

Redenen voor Steden en Gemeenten om over te gaan op een digitaal archief

Het digitaliseren van het bouwarchief van uw Stad of Gemeente brengt veel voordelen met zich mee. Hieronder zetten wij de voornaamste redenen om over te gaan tot digitaliseren op een rijtje.

Veiligheid: als uw bouwarchief gedigitaliseerd is kunnen de documenten nooit door brand- of waterschade verwoest worden.
Snelheid en gemak voor medewerkers: de benodigde informatie is makkelijk en snel terug te vinden met enkele zoekwoorden. Medewerkers hoeven niet langer op zoek te gaan naar fysieke dossiers. Daarnaast kunnen zij de informatie snel een eenvoudig delen met inwoners of andere belanghebbenden. Wanneer de dossiers nu nog fysiek verspreid zijn over meerdere locaties, wordt de doorlooptijd bij opvragingen door inwoners dankzij digitalisering enorm verkort. Digitaliseren zorgt er namelijk voor dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot het bouwarchief.
Ruimte: een fysiek bouwarchief neemt veel ruimte in beslag. Het gaat hier immers om dossiers bestaande uit plannen, foto’s, tekeningen etc. Door het bouwarchief te digitaliseren kunt u deze ruimte voor andere doeleinden inzetten.
Milieubewust: dit is wellicht een inkoppertje, maar digitaal werken is aanzienlijk beter voor het milieu. De benodigde documenten kunnen immers digitaal verspreid worden, waardoor u aanzienlijk bespaart op printjes en kopieën.

Starten met het digitaliseren van het bouwarchief: waar te beginnen?

Leg voordat u start met de digitaliseringsprocedure de stappen vast in een protocol. Hiermee zorgt u dat alle stappen die u, of een gespecialiseerde partner, neemt conform de wet- en regelgeving zijn en u dit ook aan andere instanties kunt aantonen. Neem in het protocol tenminste de volgende basisprincipes op:

Reden(en) voor digitalisering.
Gehanteerde werkwijze.
Omschrijving van middelen die ingezet worden voor digitalisering.
Omschrijving van betrokken personen en hun rol in het proces.
Waarborgen voor compliant werken en optimale privacy.
Incidentenprocedure.
Tijdsplanning van het gehele proces.

Het proces van papieren dossiers naar een digitaal bouwarchief

Als Stad of Gemeente bent u verantwoordelijk voor de zorgvuldige verwerking en bescherming van het bouwarchief. Om de digitaliseringsprocedure juist te doorlopen moet u minimaal de volgende stappen zetten voorafgaand, tijdens en na het verwerkingsproces:

Ordenen en opschonen van de bouwdossiers

De eerste stap is het opschonen en ordenen van papieren dossiers. Vaak zijn de dossiers door de jaren heen vervuild geraakt. Denk aan dubbele, blanco of foutieve documenten. Bedenk vooraf of u de dossiers straks digitaal op dossier-, hoofdstuk- of documentniveau wilt opslaan. Bepaal verder welke documenten in het digitale bouwarchief opgeslagen moeten worden. Onder het opschonen van het bouwarchief valt, naast het ontdubbelen en verwijderen van documenten, het herstellen van beschadigde documenten en het verwijderen van hechtmaterialen. Vervolgens moeten er scheidingsbladen aan de dossiers worden toegevoegd, zodat er achter elkaar door gescand kan worden (waar mogelijk).

Het opschonen van uw bouwdossiers kan vrij arbeidsintensief zijn, maar is wel noodzakelijk. Alle bouwdossiers komen even onder de aandacht en documenten die niet gedigitaliseerd hoeven worden, kunnen direct verwijderd worden.

Scannen

Bekijk uw papieren dossiers. Is een kleurenscan nodig of is een zwart/wit scan voldoende? Rode of groene lijnen in een bouwtekening staan daar bijvoorbeeld niet voor niets. Dit moet wel meegenomen worden op de scan. Over het algemeen geldt de regel dat documenten in kleur, met een minimale resolutie van 200DPI moeten worden opgeslagen en als PFD/A worden gescand. Voer eerst een test uit met een representatieve set dossiers, voordat u alle dossiers gaat digitaliseren. Als het bouwarchief extern gedigitaliseerd gaat worden, kunt u de test door de externe partij laten uitvoeren, zodat zij dit tevens kunnen gebruiken om een offerte op maat te maken.

Een bouwarchief bestaat vaak uit diverse formaten papier. Het is niet altijd mogelijk om al deze documenten op één scanner te digitaliseren. Zorg dat er gebruik wordt maakt van de juiste scanapparatuur. Controleer na scanning de images op leesbaarheid.

Classificeren het bouwarchief

Voor een directe toegang tot het bouwarchief is het belangrijk om de documenten hierin te converteren naar volledig doorzoekbare PDF’s middels OCR-software. Daarnaast moet het bouwarchief geclassificeerd worden. Dit houdt in dat documenten automatisch toegewezen worden aan de juiste documentsoort na de herkenning en indexering. Door deze stap kunnen medewerkers straks middels simpele zoektermen de juiste informatie in het archief vinden.

Veiligstellen en opslag bouwarchief

De bouwdossiers zijn na bovengenoemde stappen gereed om opgeslagen te worden in een digitale omgeving. Hiervoor heeft u verschillende mogelijkheden. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor de opslag van het archief in een mappenstructuur op uw netwerk, een online archiefoplossing of juist gebruik gaan maken van een document management systeem. Denk vooraf goed na hoe u het digitale bouwarchief straks wilt gaan gebruiken. Hoe vaak denkt u de informatie te moeten raadplegen? Hoeveel medewerkers dienen (simultaan) toegang te hebben tot de informatie? En hebben al deze medewerkers dezelfde gebruikersrechten? De antwoorden op deze vragen leiden u naar de door u gewenste manier van opslag.

Als u kiest voor een document management systeem, dan zal de informatie ingelezen moeten worden in het door u gekozen systeem. De dossiers moeten dus gekoppeld worden.

Beslissing over fysieke dossiers

Bedenk wat u met de papieren dossiers wilt doen. U heeft hierin drie keuzes: u laat de fysieke dossiers vernietigen of slaat deze intern of extern op.

Zelf doen of uitbesteden?

U kunt er voor kiezen om de digitaliseringsprocedure zelf uit te voeren. Let daarbij wel op dat u de juiste apparatuur en kennis van de software vergaard. Een andere optie is het proces uitbesteden aan een gespecialiseerde partij. Dit brengt logischerwijs voordelen met zich mee. Bijvoorbeeld het feit dat zij de juiste kennis, expertise en apparatuur in huis hebben. Zij kunnen het volledige proces uithanden nemen.Of u kiest voor een hybride oplossing waarbij u er bijvoorbeeld voor kiest om zelf het bouwarchief te ordenen en op te schonen maar het scannen liever uitbesteedt.