10 Fragen an euren potenziellen Partner im Dokumenten-Output

Plant ihr, eure Drucksachen und eure Post von einem externen Dienstleister bearbeiten zu lassen? Ihr macht euch jedoch Sorgen, wie ihr den richtigen Partner für diese Aufgabe findet. Und wie könnt ihr sichergehen, dass eure Prozesse DSGVO-konform sind? Stellt diese zehn Fragen – und entscheidet dann selbst.

Die folgenden Fragen sind unerlässlich, wenn ihr einen externen Druckdienstleister finden wollt, der die hohe Qualität und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gewährleistet, die eure Kunden erwarten und verdienen.

Teil eins: Compliance und Sicherheit

1. Wo werden Informationen gespeichert und wer hat Zugriff?

Vor einiger Zeit wurde die überarbeitete DSGVO als neue Grundlage für den Datenschutz eingeführt. Unternehmen tun nun alles dafür, um eine Verletzung der Datensicherheit zu vermeiden. Dies gilt insbesondere für die Daten eurer Kunden, wenn sie sich in den Händen einer dritten Partei befinden. Die Verantwortung dafür liegt jedoch letztendlich immer noch bei euch. Daher ist es wichtig, dass euer Partner die Datenschutzbestimmungen vollständig einhält.

2. Wie werden Daten vor digitalen Angriffen und tatsächlichem Diebstahl geschützt?

Ihr möchtet, dass eure Kundendaten so sicher wie möglich aufbewahrt werden. Euer Vertragspartner ist verpflichtet, sich daran zu halten. Erkundigt euch nach Plänen zur Reaktion auf Vorfälle und Richtlinien bei Verstößen – schließlich ist es eure gesetzliche Verpflichtung, zum Schutz der persönlichen Daten eurer Kunden adäquate Maßnahmen einzuleiten.

3. Wie werden Nachweise über die Entsorgung von Daten erbracht?

„Ja, das haben wir letzte Woche alles gelöscht.“ Hat der Dienstleister das wirklich getan? Oder liegt die Information immer noch auf einem USB-Stick irgendwo in einer Schublade? Stellt sicher, dass euer möglicher Dienstleister ein klares Verfahren eingeführt hat. Wer wird euer Ansprechpartner sein, und welche Nachweise zur Löschung liefert der potenzielle Partner? Denkt daran, dass ihr nach der DSGVO für Daten verantwortlich seid, solange sie sich in den Händen Dritter befinden. Und ihr (oder der Geschäftspartner) könnt die Daten nicht für immer speichern.

4. Wann und wie wird über Sicherheitsverletzungen informiert?

Es ist wichtig zu wissen, wie ihr von eurem Partner auf eine Sicherheitsverletzung aufmerksam gemacht werdet. Die Antworten auf folgende Fragen sind dann essenziell: Wo befanden sich die Daten? Wer hatte Zugriff? Was wird getan, um sie in Zukunft wiederherzustellen und aufzubewahren? Geschwindigkeit ist von entscheidender Bedeutung, wenn ihr den Schaden begrenzen wollt – als Basis dafür dient eine vertrauensvolle Beziehung zu eurem Dienstleister.

5. Wie unterstützt der Partner dabei, rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen?

Wenn ihr überprüft werdet – oder wenn ein Kunde einen Bericht darüber anfordert, welche Daten ihr über ihn gespeichert habt, warum und wer Zugriff darauf hat – schließt dies alle Daten ein, die von euren Drittanbietern gespeichert wurden. Ihr müssen also sicher sein, dass diese Anbieter über solide Berichtssysteme verfügen, die euch helfen, eure gesetzlichen Verpflichtungen jederzeit zu erfüllen.

Teil zwei: Qualitätskontrolle und Rechtmäßigkeit

6. Wie kann die Qualität der Farbe gewährleistet werden?

Die Einhaltung von Daten ist wichtig, aber wenn die Qualität der Produkte eures Partners nicht optimal sind, kann es schnell sein, dass euer Kunde unzufrieden ist. Der Drucker des Anbieters muss kalibriert werden, um eine perfekte Übereinstimmung mit eurer vorhandenen Version zu erzielen, wobei die Einstellungen für die Farbabstimmung festgelegt werden müssen. Konsistenz ist essentiell. Es ist somit zu empfehlen, einen Probedurchlauf durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten sich über Farbton und Farbe einig sind.

7. Wer arbeitet im Druckereizentrum?

Ein Outsourcing-Partner sollte über eine starke und erfahrene Mannschaft verfügen, die mit Leidenschaft daran arbeitet, alles passgenau umzusetzen. Sind eure potenziellen Dienstleister auf Details, Qualität und Finesse bedacht? Es ist immer gut zu wissen, wer eure Aufträge in Zukunft ausführen wird.

8. Wie wird sichergestellt, dass jede Auftragserfüllung perfekt ist?

Genau wie bei der vorherigen Frage ist es wichtig zu wissen, wer eure Druck- und Versandabwicklung übernimmt. Es kann nicht schaden, nach der Technologie zu fragen, die der Dienstleister verwendet, wie Mitarbeiter*innen geschult werden oder ob das Unternehmen unter einer hohen Personalfluktuation leidet. Wie messen sie die Qualität? Was tun sie, um sicherzustellen, dass die richtigen Beilagen in den richtigen Briefen sind? Und erhaltet ihr Nachweise über diese Kontrollen?

9. Wie wird die Post verfolgt?

Die lückenlose Nachverfolgung ist ein Muss, wenn ihr wichtige, sensible oder rechtlich reglementierte Dokumente versenden möchtet. Können die potenziellen Geschäftspartner euch sagen, wann die Post gedruckt, versendet und empfangen wurde? Wenn nicht, sollte es der Dienstleister trotzdem nachvollziehen können – also habt keine Angst, bei dieser Frage genauer nachzuhaken.

10. Wie wird in einer Katastrophensituation gehandelt?

Brände, extremes Wetter, Sabotage – es besteht immer eine geringe Chance, dass euer Geschäftspartner eine Katastrophe erleiden könnte. Niemand will, dass so etwas passiert, aber es ist wichtig, über den Disaster-Recovery-Plan des Unternehmens informiert zu sein. Nur so könnt ihr herauszufinden, wie eure Kundendaten und -informationen erhalten bleiben.

Bei Paragon sind wir mit dem Ausschreibungs- und Auswahlverfahren bestens vertraut. Wir haben die Erfahrung und beantworten unseren potenziellen Partnern die genannten Fragen gerne.

Nehmt gleich Kontakt mit uns auf, falls ihr weitere Informationen zum Thema Dokumenten-Output erhalten möchtet.