Jederzeit aktuelle Adressdaten: Strafen vermeiden, Kosten sparen
Schwandorf, 20. Januar 2025 – Adressdaten sind für Unternehmen bares Geld wert. Veraltete Daten hingegen sind ein Risiko für jede Geschäftsbeziehung – und können Unternehmen, Banken und Versicherungen direkt schaden. Denn: „Falsche Adressdaten können empfindliche Strafen im Sinne des Geldwäschegesetzes und wegen Verstößen gegen den Datenschutz nach sich ziehen“, warnt Philipp Moser von Paragon DACH & CEE.
Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) hat 2024 erstmals Banken mit hohen Geldstrafen belegt, weil sie den Vorgaben des Geldwäschegesetzes nicht nachgekommen sind. Denn das Gesetz verpflichtet Kreditinstitute, geeignete Maßnahmen zu treffen, alle relevanten Daten ihrer Kundinnen und Kunden regelmäßig oder anlassbezogen zu überprüfen und zu aktualisieren. Zudem verpflichtet die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) Unternehmen, dass „alle vertretbaren Schritte unternommen werden, damit unrichtige personenbezogene Daten gelöscht oder berichtigt werden“. Bei Zuwiderhandlung drohen auch hier Bußgelder.
Bis zu 20 Prozent der Kundenadressen ändern sich pro Jahr
„Jedes Jahr ändern sich in Deutschland rund 10 Millionen Adressen – in jedem Unternehmen sind das bis zu 20 Prozent der Kundenadressen“, erläutert Philipp Moser vom Kommunikationsdienstleister Paragon DACH & CEE. Die Änderungen können vielfältige Gründe haben – Umzüge, Hochzeiten, Scheidungen und Sterbefälle bis zu Straßenumbenennungen und Änderungen von Postleitzahlen. Hinzu kommen falsch oder unvollständig erfasste Adressen zu Beginn der Geschäftsbeziehung. Moser: „Wer das Problem präventiv angeht, seine Adressdaten vor der Aussendung aktualisiert oder im besten Fall routinemäßig für ihre kontinuierlich gute Qualität sorgt, spart Druck- und Versandkosten für unzustellbare Briefpost und auch die aufwendige Nachbearbeitung, die fehlgeleitete Mailings erfordern.“
Spezielle Adress-Datenbanken halten Informationen bereit über Umzüge von Privatpersonen, firmenbezogene Veränderungen wie Standortwechsel oder Insolvenzverfahren, laufende Nachsendeanträge oder Unzustellbarkeit. Wer mit einem Mailing-Dienstleister zusammenarbeitet, kann die routinemäßige Offline-Prüfung in regelmäßigen Intervallen vereinbaren, mit der Kontrolle des gesamten Bestands nach bestimmten Kriterien. Oder die Inline-Prüfung, bei der vor jedem Mailing sämtliche Adressen überprüft und die betroffenen Briefe mit korrigierter Adresse versandt werden. Philipp Moser: „Gepflegte und stets aktuelle Kundendaten bewahren Unternehmen nicht nur vor Strafen und sparen ihnen unnötige Kosten, sie sichern auch die Kontinuität der Kundenbeziehungen.“
