Case Study Spezialchemieunternehmen

Unser Kunde ist ein führender Spezialchemiekonzern mit Hauptsitz in Köln. Die Kernkompetenzen liegen in der Entwicklung, Produktion und dem Vertrieb von chemischen Zwischenprodukten, Additiven, Spezialchemikalien und Kunststoffen. Mit rund 13.000 Mitarbeitenden in 33 Ländern erwirtschaftet das Unternehmen einen Jahresumsatz von 6,7 Mrd. Euro (2023). Die Aktien des Unternehmens notieren an der Frankfurter Wertpapierbörse und sind Bestandteil des MDAX.

Die Herausforderung

Das Spezialchemieunternehmen führt in 33 Ländern weltweit für alle Standorte ein komplett neues SAP-System ein, das alle Einzelsysteme und die damit laufenden Prozesse ablöst (Grüne-Wiese-Ansatz). Mit dieser Modernisierung wurde auch eine Neugestaltung der digitalen Dokumentenverarbeitung erforderlich. Dies beinhaltet den gesamten Prozess der Bearbeitung eingehender Dokumente (einschließlich Empfang, Digitalisierung, Extrahieren und Verifizieren) sowie das Exportieren in ein definiertes technisches Datenformat, das automatisch von SAP oder anderen Systemen verarbeitet werden kann. Der Kunde suchte dafür einen Partner, der weltweit das Inbound-Management seiner Dokumente sicher und zuverlässig durchführen kann.

Die Lösung

Die Anforderung des Kunden an den Aufbau eines weltweiten Inbound-Managements der Dokumente konnte Paragon als internationales Unternehmen und mit seiner Expertise erfüllen. In der ersten Projektphase wurde Nordamerika in den Inbound-Prozess bei Paragon eingebunden. Bei den zu verarbeitenden Dokumenten handelt es sich im Wesentlichen um Rechnungen, Auftragsbestätigungen und allgemeine Korrespondenz. Der physische Posteingang wird vor Ort von Paragon gesammelt, sortiert (Blue-/ Blacklist), digitalisiert und an die Paragon-Inbound-Plattform übermittelt. Die Papierdokumente werden anschließend nach zertifizierten Vorgaben und datenschutzgerecht entsorgt. Dokumente, die per E-Mail eingehen, werden zentral gesammelt und ebenfalls in die Paragon-Inbound-Plattform übertragen. Mithilfe der OCR-Software und KI-Algorithmen werden spezifizierte Inhalte vollautomatisch extrahiert. Anschließend werden diese von unserem Spezialistenteam nach den Regeln des Kunden kontrolliert, bereinigt und nacherfasst. Die Daten werden dann im XML-Format gespeichert, den PDF-Dokumenten zugeordnet und via spezifischer Schnittstelle an das Spezialchemieunternehmen übergeben. Dort werden sie automatisiert weiterverarbeitet. Paragon verarbeitet jährlich mehr als 400.000 physische und digitale Finanzdokumente.

Das Ergebnis

Das Projekt teilt sich in die drei Phasen: Nordamerika (NORAM), Europa und Rest of World (ROW). Die erste Projektphase, in der Nordamerika in den Inbound-Prozess eingebunden wurde, ist erfolgreich gestartet. In der zweiten Projektphase wird Europa implementiert. Hier stellt sich Paragon weiteren größeren Herausforderungen, wie Mehrsprachigkeit, komplexerer Firmen- und Mandantenstrukturen und komplizierterer gesetzlicher Anforderungen.

Die Vorteile

• Mehr Flexibilität und Konzentration auf das Kerngeschäft
• Steigerung der Daten-Qualität mit automatisierter Weiterverarbeitung der Belege (Dunkelverarbeitung) 
• Schnellere Bereitstellung der Daten in das Kunden-System und somit Beschleunigung der Folgeprozesse 
• Hohe Prozesssicherheit und -stabilität, transparente Steuerung über KPIs 
• Reduktion der Kosten durch erhöhten Automatisierungsgrad