Wie ihr Dokumentenmanagement nachhaltig für Umwelt und Business gestaltet

Die katastrophalen Auswirkungen der Erderwärmung sorgen aktuell für einen erneuten Alarmruf des Weltklimarates IPCC. Nachhaltigkeit ist längst nicht einfach nur ein Buzzword in der Business-Welt, sondern unserer aller Verantwortung. Nachhaltigkeit findet inzwischen in den meisten Unternehmen einen festen Platz in der Unternehmensstrategie, ist Teil der Corporate Social Responsibility (CSR)-Leitlinien und steht weit oben auf der Agenda von Geschäftsführern und Vorständen. Wer umweltbewusst agiert, der hilft die globale Erwärmung zu begrenzen. Als Nebeneffekt steigt auch die die Mitarbeiterzufriedenheit und das Image, es können sogar wirtschaftliche Effekte erzielt werden. Selbst in die Bewertung von Unternehmensfinanzierungen fließen zwischenzeitlich Umweltbilanzen ein. Wie Unternehmen vor allem im Dokumentenmanagement nachhaltig handeln, erfahrt ihr hier.

Umweltschonende Printprodukte für die positive Customer Experience

Jedes Unternehmen sollte nachhaltig agieren. Dabei denken viele, dass dies nur über einen vollständig digitalen Weg funktioniert. Doch digitale Lösungen sind nicht per se umweltfreundlicher – so produzierten 2019 allein IT-Geräte und -Anwendungen weltweit 800 Millionen Tonnen CO2.[1]  Zum Vergleich: In ganz Deutschland wurden 2020 insgesamt rund 739 Millionen Tonnen Kohlendioxid freigesetzt.[2] Verantwortliche vergessen oftmals, dass papierhafte Kommunikation dank nachhaltiger Forstwirtschaft, Emissionsausgleich oder Recycling bereits seit vielen Jahren in hohem Maße umweltschonend sein kann. Bei der Suche nach der nachhaltigsten Lösung dürfen Unternehmen auch nicht die Customer Experience aus den Augen verlieren. Denn besonders wichtig ist und bleibt die Kundensicht: Er wägt ab und entscheidet, über welche Kanäle er Dokumente wie Vertragsunterlagen, Kontoinformationen oder Rechnungen am liebsten erhalten möchte.

Es gilt also papierhafte Kommunikation, sofern diese gewählt und eingesetzt wird, so umwelt- und ressourcenfreundlich wie möglich zu gestalten. So erzielen Unternehmen beides: mehr Nachhaltigkeit und einen zufriedenen Kunden.

Recycling, Emissionsausgleich, Erneuerbare Energien

Täglich werden in Deutschland Millionen Geschäftsbriefe verschickt. Da Unternehmen auch im Briefversand nachhaltiger agieren möchten, sind entsprechende Kriterien für die physische Post inzwischen fest im Qualitätsmanagementsystem vieler Firmen verankert. Ganz nach dem Prinzip „Vermeiden – Reduzieren – Verwerten“ können beim Dokumentenmanagement bereits die Produktionsabläufe umweltverträglich und ressourcenschonend angelegt und optimiert werden.

Beispielsweise lässt sich Altpapier sortenrein aufteilen, um es anschließend zu recyceln. Und auch verbrauchtes Wasser wird durch Kreislaufsysteme wiederverwendet, um den Wasserverbrauch und die Abwasserbelastung so niedrig wie möglich zu halten. Für eine gute Ökobilanz ist zudem der Blick auf die Energielieferanten wichtig und eine Versorgung mit Strom aus 100 % erneuerbaren Energien sollte angestrebt werden.

Im physischen Dokumentenmanagement haben Unternehmen viele Möglichkeiten, von weniger umweltfreundlichen hin zu umweltfreundlichen Produkten zu wechseln. So lassen sich beispielsweise FSC®- und PEFC™-zertifizierte Papiere zur Förderung nachhaltiger Waldwirtschaft einsetzen. Außerdem ist der Ausgleich von CO2-Emissionen für klimaneutrale Briefe und Mailings möglich, zum Beispiel in Zusammenarbeit mit ClimatePartner. Auch die Briefumschläge lassen sich ressourcenschonend und umweltfreundlich herstellen, diese können das Umwelt-Zertifikat „Blauer Engel“ tragen und bestehen überwiegend aus recyceltem Altpapier. Auch wir beraten unsere Kunden hinsichtlich nachhaltiger Alternativen und übernehmen den Druck, Kuvertierung und den Dokumentenoutput – so wie beispielsweise bei E.ON.

Praxischeck

Der Energiekonzern E.ON verfolgt bereits seit vielen Jahren eine konsequente Nachhaltigkeitsstrategie und richtet diese unter anderem nach den Sustainable Development Goals (SDG) der Vereinten Nationen aus dem Jahr 2015 aus. Vor allem die Ziele „Bezahlbare und Saubere Energie“, „Nachhaltige Städte und Gemeinden“ und „Maßnahmen zum Klimaschutz“ stehen bei E.ON ganz oben auf der Agenda. Große Ziele starten manchmal mit kleinen Veränderungen – und so setzt das Unternehmen bei der physischen Kommunikation auf eine klimaneutrale Produktion der Druckerzeugnisse. CO2-Emissionen werden mithilfe von Klimaschutzprojekten kompensiert – wie durch die Aufforstung von Wäldern wie dem E.ON WIR Wald.    

4-Standort-Konzept

Und auch die „letzte Meile“ lässt sich umweltfreundlich gestalten. Die Deutsche Post bietet zum Beispiel klimaneutralen Versand über GOGREEN an, dvs (ehemals Postcon) mit 100! ProKlima eine ähnliche Lösung an. Für Unternehmen ist das eine gute Möglichkeit, auch den Weg vom Druck bis zum Briefkasten so klimafreundlich wie möglich zu bereiten. Doch es geht noch besser. Bei Paragon arbeiten wir mit dem 4-Standort-Konzept, d.h. jeder Brief wird vor dem Druck auf einen unserer vier Druckstandorte in Deutschland aufgeteilt, sodass er bereits empfängernah vervielfältigt werden kann und sich dadurch die Versandwege verkürzen – das spart CO2. Im Mittel rund 21 Gramm pro Sendung! Außerdem können wir dadurch mit alternativen Zustellnetzen zusammenarbeiten und den richtigen Portomix finden: Gut für Umwelt und Budget!

Bei der Wahl eines geeigneten Partners im Dokumentenmanagement solltet ihr daher darauf achten, dass Nachhaltigkeit auch gelebt wird und nicht nur ein Stichpunkt auf der Website ist. Umweltfreundliche Lösungen für Briefpost gibt es inzwischen viele auf dem Markt. Der Dienstleister sollte euch deshalb beraten, welche für euer Business am besten geeignet ist und womit ihr eure Nachhaltigkeitsziele auch langfristig erreicht. Sprecht uns gern an.

[1] ZDF, 2019: https://www.zdf.de/nachrichten/heute/klickscham-wie-viel-co2-e-mails-un…

[2] https://www.bmu.de/pressemitteilung/treibhausgasemissionen-sinken-2020-…

Autor: Alexander Schäfer, Geschäftsführer und Chief Sales Officer bei Paragon Customer Communications DACH & CEE