Poststukken veilig, snel en digitaal bij thuiswerkers krijgen met een digitale postvoorziening
De huidige situatie met Covid-19 brengt ongekende uitdagingen met zich mee voor organisaties. Ongetwijfeld zijn er ook binnen uw organisatie al vele aanpassingen en maatregelen getroffen. Maar nu het thuiswerken voorlopig nog de norm zal blijven, wordt het tijd om ontstane problemen hieromtrent te tackelen. Heeft u onder andere de taak om een oplossing te vinden om binnenkomende post van kantoor naar thuiswerkers te krijgen? Dan is een digitale postvoorziening, die wij ontwikkeld hebben op verzoek van onze klanten, wellicht ook de oplossing voor uw organisatie.
Ontwikkeld op verzoek van klanten
“Hoe krijgen wij poststukken die binnenkomen bij onze lege kantoren toch naar de betreffende thuiswerkers? En dat snel, efficiënt en veilig natuurlijk”. Deze vraag kregen wij van een aantal van onze klanten, nadat Nederland massaal thuis moest gaan werken afgelopen maart. Inmiddels zijn wij al een aantal maanden verder en is duidelijk geworden dat thuiswerken voorlopig nog de norm zal blijven. Wie had dat ooit gedacht? Dat gezegd hebbende wordt het hoog tijd om ontstane problematiek nu structureel te gaan tackelen. Of beter gezegd: tot Covid-19 verleden tijd is.
"Door onze post door te laten sturen naar Paragon hebben wij geen poststuk hoeven missen en is onze postverwerking binnen enkele dagen digitaal doorgezet". Danny Matulessy Cedar B.V.
Voor de klanten die ons deze vraag reeds stelden, draaien wij sinds maart ‘de digitale postvoorziening’. Franco Bonafini, Manager Inbound vertelt: “Doordat wij al jaren de digitale postkamers verzorgen voor diverse klanten, waaronder bijvoorbeeld Aegon, hebben wij de juiste kennis en ervaring op dit gebied. De digitale postvoorziening is eigenlijk een versimpelde versie van onze digitale postkamer oplossing. De postvoorziening hebben wij laagdrempelig gehouden doordat wij een applicatie hebben ontwikkeld, die binnen zeer korte tijd geïmplementeerd kan worden. De instapkosten worden daarmee laag gehouden. Klanten waarvoor wij de applicatie hebben uitgerold zijn erg tevreden en breiden zelfs uit. Dat is leuk om te zien”.
Cedar B.V. is één van de bedrijven waarvoor wij de post digitaliseren, om deze zo bij thuiswerkers te krijgen. Operationeel Manager van Cedar, Danny Matulessy, vertelt:"Zoals vele bedrijven met ons, zijn ook wij genoodzaakt geweest om de deuren van onze fysieke kantoorruimte te sluiten. De fysieke post kon daardoor niet meer op ons adres aangenomen en verwerkt worden. Door onze post door te laten sturen naar Paragon hebben wij geen poststuk hoeven missen en is onze postverwerking binnen enkele dagen digitaal doorgezet. Ook als wij in de toekomst weer gebruik kunnen maken van ons kantoor, overwegen wij om de postverwerking permanent via Paragon te laten lopen".
Wat houdt een digitale postvoorziening in?
Loopt u tegen het feit aan dat informatie te laat bij uw medewerkers thuis aankomt? Of zelfs helemaal op kantoor blijft liggen? En dat terwijl sommige van uw medewerkers de poststukken nodig hebben om hun werkzaamheden tijdig en correct uit te voeren. Het belang wordt alleen maar groter als het om poststukken gaat van klanten die contact opnemen met uw organisatie.
Uw post kan via een doorzendservice direct doorgezonden worden naar ons Service Center. Desgewenst kunnen wij ook langs uw locatie(s) rijden om de post op te halen en dit vervolgens naar ons Service Center te brengen. Daar wordt de post geopend, uitgepakt en scanklaar gemaakt. Vervolgens wordt het poststuk gescand door één van onze hoog volume scanners en omgezet naar een PDF bestand. De PDF van het poststuk wordt per e-mail aan één van de vooraf afgesproken mailadressen afgeleverd. Zo is al uw inkomende post overzichtelijk en op dezelfde dag nog beschikbaar bij de juiste persoon of afdeling binnen uw organisatie. U kunt hierdoor snel reageren op de berichten van uw klanten.
Aanvullend daarop is het niet geheel onbelangrijk om te vermelden dat zodra de situatie rondom Covid-19 verbetert, de voorziening weer opgezegd kan worden.
Heeft u juist de uitdaging dat thuiswerkers fysieke brieven moeten versturen? Lees dan over onze direct print-oplossing.
