Immobilier : Traitement complet des convocations aux Assemblées Générales

Acteur majeur de la gestion de biens, notre client a confié à Paragon la mise en place d’une solution de gestion des courriers sortants (papier et électronique).

Les 4 principaux enjeux :

• Obtenir des gains de productivité des équipes en externalisant la totalité des tâches d’envoi de courriers (physiques et dématérialisés)
• Sécuriser et tracer les flux courriers
• Réduire significativement les coûts d’affranchissement
• Améliorer significativement la qualité perçue des courriers clients.

Périmètre des prestations réalisées :

• Mise en place d’une solution de gestion des courriers sortants (papier et électronique) intégrée via webservices avec l’environnement informatique de notre client.
• Facturation automatique des convocations et des PV d’AG.
• Archivage et indexation des AR
• Volumes : 1 500 000 plis par an, 120 000 000 pages éditées.
   

• Externalisation par flux périodiques et quotidiens des courriers sortants (avis d’échéance de loyer, appels de charges, convocation et PV d’Assemblées Générales…)
• Transmission d’indicateurs de suivi qualitatifs et quantitatifs à destination de l’intranet de notre client pour croisement avec les données postales
• Réduction de 20% du budget d’affranchissement (plusieurs centaines de milliers d’euros)
• Archivage externalisé

• 1.5 millions de lots concernés par nos prestations
• 40 % des flux convertis en Lettre Recommandé Electronique (LRE ou ERE)
• 150 clients