DP World Antwerp - Dossiers digitaliseren

DP World Antwerp laat haar fysieke dossiers met onderhoudsvoorschriften digitaliseren

DP World is een toonaangevende speler in de wereldhandel en vormt een integraal onderdeel van de bevoorradingsketen. Ze bieden diverse maar gerelateerde diensten aan – van terminals in zeehavens en het achterland, over maritieme en logistieke diensten tot technologische handelsoplossingen. DP World heeft een portfolio van 78 marine en inland terminals, ondersteund door meer dan 50 gerelateerde activiteiten in meer dan 40 landen op zes continenten.

De uitdaging

DP World Antwerp was op zoek naar een oplossing voor het digitaliseren van fysieke dossiers met onderhoudsvoorschriften van kranen in de haven. De dossiers bevatten verschillende soorten en formaten documenten. De voornaamste reden voor DP World om de dossiers te digitaliseren was om een tijdsbesparing te realiseren. Door de dossiers te digitaliseren wilden zij de deze beter en sneller inzichtelijk maken. 

De oplossing

Wij hebben de onderhoudsdossiers voor DP World Antwerp getransporteerd naar ons Service Centrum in Heusden-Zolder. Hier hebben wij documentscheidingsbladen toegevoegd en hebben we de documenten scanklaar gemaakt. De documenten zijn vervolgens gescand. Bij aankomst in Heusden-Zolder zijn de onderhoudsmappen aangemeld in ons track & trace systeem, zodat er gedurende het hele digitaliseringsproces inzicht was waar iedere map zich bevond. Op deze manier kon DP World Antwerp tijdens het gehele proces benodigde documenten opvragen indien dit nodig zou zijn.

Na scanning controleerden onze operators de documenten op leesbaarheid en kwaliteit. Hiermee is de kwaliteit van de gedigitaliseerde formulieren gewaarborgd. Na scanning hebben wij de documenten via OCR software geconverteerd naar een volledig doorzoekbare PDF, waardoor DP World Antwerp de PDF’s op trefwoorden kan doorzoeken.

De voordelen

• Het gehele dossier van DP World Antwerp is digitaal inzichtelijk
• Tijdbesparing bij het zoeken en delen van onderhoudsvoorschriften
• Snelle doorlooptijden

Het resultaat

De onderhoudsdossiers van DP World Antwerp zijn nu digitaal inzichtelijk vanaf iedere willekeurige locatie voor bevoegde personeelsleden. Het belangrijkste resultaat is dat de juiste onderhoudsdocumenten binnen enkele seconden gevonden kunnen worden, waardoor de efficiency is verhoogd. Tevens kunnen de document met een simpele druk op de knop geprint en meegeven worden aan monteurs.