Archivering
Voordelen
Er zit een archief gekoppeld aan de beveiligde Mijn OTTO omgeving op onze site. Hier kan de klant alle documenten terugvinden die hij of zij van ons heeft ontvangen. En bellen ze toch naar onze klantenservice? Dan kunnen medewerkers de klant gemakkelijker te woord staan. Ook zij kunnen inloggen in dat online archief.
De weg naar efficiënt en doelgericht communiceren met klanten wordt beïnvloed door interne processen en systemen. Verschillende versies van documenten zweven door organisaties, bewaard in meerdere systemen en formaten. Onze digitale archiveringsoplossing organiseert het documentbeheer door documenten eenmalig centraal op te slaan, voorzien van unieke referenties, zodat altijd duidelijk is om welk document het gaat. Met uiteraard de garantie voor de hoogste veiligheidseisen voor gegevensuitwisseling en -opslag.
Koppel dit online archief aan uw ‘mijn omgeving’ en geef zo klanten toegang tot de voor hen relevante documenten. En mochten klanten hulp nodig hebben, dan vinden klantenservice medewerkers direct het benodigde document om de klant snel te helpen. Zo heeft u alle interactie en communicatie met de klant of over een case duidelijk en gestructureerd bij elkaar. Waarbij u bepaalt wie welke documenten mag inzien door vooraf ingestelde autorisaties.
Wilt u ook uw papierwerk omzetten in een digitaal archief? Bekijk ons stappenplan!
Kenmerken
Een digitale archiveringsoplossing gekoppeld aan uw eigen systemen biedt structuur en maakt documenten, onafhankelijk van afdeling of plaats, direct beschikbaar, voor klanten én de back-office.
Onze digitale archiveringsoplossing kent uitgebreide mogelijkheden om te koppelen aan ERP-systemen, zoals SAP, Microsoft, Exact en AFAS. Hiermee wordt het een geïntegreerd onderdeel van de gehele informatieketen van uw organisatie.
Documenten van verschillende formaten worden gearchiveerd aan de hand van brondrivers en kunnen zo uit alle bronnen worden geïmporteerd. Tijdens de import worden documenten automatisch naar een onwijzigbaar standaardformaat aangepast. Intelligente software verwerkt en classificeert documenten door OCR en barcodeherkenning, waarbij documenten van vooraf vastgestelde kenmerken worden voorzien.
Door de modulaire opbouw van de digitale archiveringsoplossing gebruikt u alleen die functionaliteiten waar uw organisatie op dit moment behoefte aan heeft. En breidt u uit al naar gelang uw wensen. Modules zijn onder andere: importmogelijkheden, e-mailarchivering, versiebeheer en herkenning en classificatie.
Met behulp van intelligente software oplossingen kunnen wij inkomende berichten automatisch classificeren en afhandelen. Bij handgeschreven of foutieve informatie regelen onze operators verdere verrijking en verwerking. Door de combinatie van geautomatiseerde en handmatige handelingen leveren wij altijd gevalideerde data uit.
