Gemeente Gooise Meren - Bouwarchief digitaliseren
Bouwarchieven van verschillende locaties gedigitaliseerd
Gooise Meren is een Nederlandse gemeente in de provincie Noord-Holland, in de regio Gooi en Vechtstreek. De Gemeente Gooise Meren is ontstaan door de samenvoeging van drie buurgemeenten: Bussum, Naarden en Muiden. De Gemeente telt meer dan 57.000 inwoner
De uitdaging
De Gemeente Gooise Meren had een groot aantal fysieke bouwarchieven, 5.400 (semi) statische archieven en 733 dynamische archieven. De bouwarchieven bestaande uit plannen, foto’s, tekeningen etc. waren over meerdere locaties verspreid. Dit maakte de archieven niet altijd goed inzichtelijk. Deze archieven moesten daarom gedigitaliseerd worden, rekening houdend met de regelgeving rondom substitutie.
De oplossing
Wij hebben alle fysieke bouwarchieven van De Gemeente Gooise Meren gedigitaliseerd. De gemeente heeft de dossiers geordend op dossierniveau aangeleverd en heeft ons voorzien van een referentiebestand. Het referentiebestand was echter niet compleet en is door ons door middel van data entry aangevuld met adressen, kadastergegevens, vergunning nummer etc. De aanlevering van de archieven is in onderling overleg geregeld, waarna de dossiers zijn overgepakt in archiefdozen en getransporteerd naar ons service centrum in Alphen aan den Rijn. Vervolgens is er een Track & Trace toegevoegd aan de archieven.
Per archiefdoos is de schoning (verwijderen van dubbelen en te vernietigen documentsoorten) en het fulfilment (voorbereiding op scanning) verzorgd en zijn op basis van het referentiebestand scheidingsbladen geprint. Daarnaast hebben wij de classificatie van alle documentsoorten op basis van een door De Gemeente geleverde archievenlijst verzorgd. De afbeeldingen ondergingen bewerking (deskew, ontwikkeling, blanco pagina’s verwijderen) en na samenvoeging van de verschillende dossierdelen werden deze in de export conversie als geheel omgezet naar PDF/A-1b met bijbehorende metadata. Na scanning zijn de dossiers opnieuw verpakt in zuurvrije mappen en dozen. Wanneer de gemeente tussentijds inzicht moest hebben in bepaalde bouwarchieven, konden zij deze bij ons opvragen. Middels ons Track & Trace syteem was gedurende het gehele digitaliseringsproces inzichtelijk waar welk dossier zich bevond.
De voordelen
- Het gehele bouwarchief van De Gemeente Gooise Meren is digitaal inzichtelijk
- Aanzienlijke tijdbesparing bij het zoeken en delen van bouwarchieven
- Inzichtelijk voor alle bevoegde personen vanaf iedere locatie
- Voldoet aan de Substitutiewet
Het resultaat
Het gehele bouwarchief van De Gemeente Gooise Meren is digitaal inzichtelijk vanaf iedere willekeurige locatie. Tevens voldoet het archief aan alle eisen rondom substitutie uit wet- en regelgeving. Het resultaat is een zeer tevreden klant.
