International Card Services - Aanvraagformulieren digitaliseren
International Card Services staat voor veilig betalen. De betaalorganisatie verzorgt al meer dan dertig jaar de uitgifte en de service van Master en Visa Cards in Nederland. Met ruim 3 miljoen uitgegeven creditcards is de 100% ABN AMRO dochter marktleider. ICS bedient zowel consumenten als klanten op de zakelijke markt. Naast creditcards biedt ICS ook vormen van krediet aan, zoals gespreid betalen. De betaalorganisatie geeft ook in samenwerking met partners zoals retailers, banken en belangenorganisaties creditcards uit. Onder andere de ABN AMRO Creditcard, de ANWB Creditcard en de Bijenkorf Card.
De uitdaging
ICS wilde graag ruim 500.000 documenten digitaliseren. De voornaamste reden hiervoor was het makkelijker toegankelijk maken van de opgeslagen informatie. Daarnaast was er behoefte aan meer consistentie in de lay-out van de formulieren en de bijlages. ICS was voor deze opdracht op zoek naar een partner die de werkzaamheden snel, vakkundig en volgens hoge kwaliteitsstandaarden kon uitvoeren.
De oplossing
Wij hebben alle fysieke documenten voor ICS getransporteerd naar ons Service Centrum in Alphen aan den Rijn. Hier hebben wij documentscheidingsbladen toegevoegd, zijn de formulieren scanklaar gemaakt en zijn de documenten vervolgens op 300 dpi dubbelzijdig gescand.
Na scanning controleerden onze operators de images op leesbaarheid en kwaliteit. Bij onvoldoende kwaliteit werd de batch opnieuw gescand. Hiermee werd de kwaliteit van de gedigitaliseerde formulieren gewaarborgd. Het unieke nummer van ieder document is door middel van data entry aangevuld. Na scanning hebben wij de images via OCR software geconverteerd naar een volledig doorzoekbare PDF, waardoor ICS de PDF’s op trefwoorden kan doorzoeken. Uiteindelijk leverden wij een data- en imageset op welke rechtstreeks in het systeem van ICS kon worden geüpload. De fysieke dossiers zijn overgepakt in dozen en gesorteerd op jaar en datum. Iedere doos is voorzien van een barcode sticker, zodat de fysieke dossiers gekoppeld kunnen worden aan de digitale database. De dozen met dossiers zijn tot slot gearchiveerd.
De voordelen
- Alle documenten zijn nu digitaal inzichtelijk en geregistreerd
- De documenten zijn nu eenvoudig doorzoekbaar
- De digitale documenten zijn altijd en overal inzichtelijk voor bevoegde medewerkers van ICS
- De verwerking heeft geheel plaatsgevonden volgens de AVG wetgeving
Het resultaat
In Paragon vond ICS de flexibele partner die zij zochten. Het digitaliseringsproject is naar volle tevredenheid verlopen. Door de digitalisering zijn de documenten nu vanaf iedere locatie inzichtelijk en raadpleegbaar door middel van een simpele zoekterm. De toegankelijkheid van de informatie is sterk verbeterd en de consistentie is vergroot. Tijdens het gehele traject hebben wij de privacy aantoonbaar gewaarborgd door volgens zeer strenge informatiebeveiligingsnormen te werken.
