Stichting Kinderpostzegels - Response- en uitvalsverwerking
1 Miljoen kinderpostzegel-bestelformulieren binnen drie weken verwerkt!
De missie van Stichting Kinderpostzegels is helder: “we geven kinderen kansen op een betere toekomst”. Stichting Kinderpostzegels is dan wel een Nederlandse organisatie, maar komt in actie voor alle kinderen, waar ook ter wereld. Onder het motto 'voor kinderen, door kinderen' brengen zij daadkracht, kennis en ervaring, geld, actie en support bijeen voor kinderen die struikelblokken tegenkomen in hun ontwikkeling.
De uitdaging
Van woensdag 25 september tot en met woensdag 2 oktober 2019 gingen ruim 160.000 basisschoolkinderen in Nederland op pad tijdens de Kinderpostzegelactie. Vol enthousiasme probeerden de kinderen zoveel mogelijk kinderpostzegels te verkopen. Zij vulden hierbij bestellingen op een bestelformulier in. Nadat de kinderen hard hun best hadden gedaan om zoveel mogelijk bestellingen op te halen, moesten deze natuurlijk zo snel mogelijk bij de bestellers terecht komen. Met meer dan een miljoen fysieke bestelformulieren blijft dat altijd een hele uitdaging. Daarom schakelt Kinderpostzegels al jaren Paragon in bij het verwerkingsproces.
Sinds drie jaar werkt Kinderpostzegels naast de fysieke bestelformulieren ook met een bestelapp. Hierdoor kunnen kinderen nu ook met hun mobiele apparaat langs de deuren om Kinderpostzegels te verkopen. Het doel van de app is het proces verder te optimaliseren en daarmee kostenbesparingen te realiseren en flexibiliteit te vergroten. Net als bij fysieke formulieren heeft Kinderpostzegels ook bij de app met uitval te maken. Voor de verwerking van deze uitval werd eveneens Paragon ingeschakeld.
De oplossing
De fysieke bestelformulieren komen in grote enveloppen per school, bij ons binnen. In ons Service Centrum worden de formulieren door een speciaal projectteam scan-klaar gemaakt en vervolgens gescand. Na het scannen wordt alle data van de images gelezen en uitgetikt. Uiteraard wordt er een kwaliteitscontrole uitgevoerd op de ingevoerde data door een deel van de formulieren dubbel te tikken en de uitkomsten te vergelijken. De data wordt daarnaast aan een aantal cross-checks onderworpen. Na deze controlefase wordt de digitale data overhandigd aan Kinderpostzegels.
Wij hebben aanvullend een op maat gemaakte IT oplossing ontwikkeld om de digitale uitval (onvolledige/verkeerde informatie ingevuld door bestellers) van de bestelapp en fysieke input te reduceren. In totaal wordt hiermee 95% van de uitval verbeterd, zonder dat Kinderpostzegels hiernaar hoeft te kijken. Onderstaande drie stappen worden onderscheiden in de uitvalverwerking voor Kinderpostzegels:
- Automatische verbetering van adresvelden aan de hand van postcodetabellen
Alle uitval waar de adresgegevens op het formulier niet overeen kwamen met de postcodetabel worden gecheckt en vergeleken met verschillende postcodetabellen.
- Offline automatische verbetering van naam en adresvelden aan de hand van historische gegevens van Kinderpostzegels
De records die we in de eerste stap niet kunnen verbeteren, worden als aparte batch aanvullend gecheckt en vergeleken met de historische data van gevalideerde klantinformatie van Kinderpostzegels.
- Handmatige verbetering van naam en adresvelden van uitval dat niet automatisch verbeterd kan worden
Alle records die in stap 2 een score hebben van minder dan 100%, ondergaan een extra handmatige stap, ondersteund met een overzichtelijke weergave van alle relevante informatie en uitkomsten van automatische webscraping. Onze operatoren kiezen de juiste gegevens en de verbeterde data wordt uitgeleverd aan Kinderpostzegels.
Kinderpostzegels kan hierna de vervolgstappen zetten om de producten zo snel mogelijk aan de bestellers te overhandigen en het geld voor het goede doel efficiënt te incasseren.
De voordelen
- Efficiëntere processen
- (Automatische) uitvalverwerking en benodigde flexibiliteit daarbij
- Verhoging kwaliteit en beparing kosten
- Alle waarborgen voor optimale privacy en geheimhouding
Het resultaat
Kinderpostzegels heeft in Paragon een geschikte en betrouwbare partner gevonden. Samen zijn wij een dynamische samenwerking aangegaan, waarbij het hoofddoel altijd is om het proces zo efficiënt mogelijk in te richten.
Door verschillende optimalisaties door de jaren heen is de kwaliteit van het verwerkingsproces van de bestellingen van Kinderpostzegels verbeterd en worden de kosten en doorlooptijden nog steeds ieder jaar verlaagd. Ook in de toekomst zal het streven blijven om de efficiency van de verwerking van de bestelformulieren aan de hand van nieuwe technologische innovaties te blijven verbeteren.
