5 Redenen waarom organisaties postretouren zouden moeten verwerken

Uit onderzoek is gebleken dat er jaarlijks gemiddeld 10% vervuiling optreedt in een adressenbestand. Iedere organisatie heeft dan ook te maken met postretouren. Waarom is het van belang om deze poststukken zorgvuldig te verwerken?

1. Verbetering van uw imago als verzender

Mensen die herhaaldelijk verkeerde post ontvangen en dit meermaals hebben aangeven bij de verzender zijn er vaak goed klaar mee. Als deze mensen vervolgens nogmaals een verkeerd poststuk ontvangen, zullen zij ongetwijfeld hun negatieve ervaringen delen met andere mensen, zowel online als offline. Deze negatieve mond-tot-mond reclame is schadelijk voor het imago van de verzendende organisatie. Alleen al om deze reden  zouden organisaties direct actie moeten ondernemen.

2. Een up-to-date database

Een up-to-date database vormt de basis voor het correct en effectief communiceren naar uw klanten en prospects. Zo is bijvoorbeeld uit onderzoek gebleken dat mensen gemiddeld 1 keer in de 10 jaar verhuizen. Verder kan het zo zijn dat mensen overlijden, er onjuiste gegevens bekend zijn, iemand niet langer klant is etc. In al deze gevallen is het erg vervelend als klantgegevens niet bijgewerkt worden en daardoor herhalingsfouten orde van de dag blijven. Een up-to-date database draagt niet alleen bij aan het voorkomen van fouten, het bevordert ook de effectiviteit van toekomstige mailings.

3. Bereik uw doelgroep persoonlijk en met de juiste boodschap

Het is natuurlijk belangrijk om te weten wie u wilt bereiken. Inzicht hebben in wie uw klanten en prospects zijn helpt om uw mailings beter aan te laten sluiten op de interesses en behoeftes van de doelgroep en zodoende via de juiste kanalen te communiceren. Doordat u een complete en correcte database heeft, kunt u op basis daarvan de mailinglijsten maken. Iedere brief of mail kan vervolgens afgestemd worden op de gegevens waarover u beschikt. Simpele maar zeer slordige fouten zoals ‘beste mevrouw’ naar een man mailen of iemand die al 8 jaar klant is verwelkomen als nieuwe klant, worden hiermee voorkomen. Dit zal positieve gevolgen hebben voor de resultaten van uw mailings.

4. Bespaar op print- en verzendkosten

Ieder poststuk dat retour komt brengt onnodige kosten met zich mee. Een groot deel van deze kosten kunnen voorkomen worden indien uw retouren correct en snel verwerkt worden. Hierdoor worden herhalingsfouten en bijbehorende print- en verzendkosten voorkomen.

5. Optioneel: Uitbesteden van de retourenverwerking

Als het verwerken van retouren intern niet haalbaar of wenselijk is, kan dit proces ook gemakkelijk uitbesteed worden aan een gespecialiseerde partij zoals Paragon. Op deze manier kunnen uw medewerkers zich weer volledig focussen op hun kerntaken. Onze operators zijn gespecialiseerd in het verwerken van retouren en werken daarnaast met de nieuwste technieken en apparatuur. Hierdoor kunnen zij retouren sneller verwerken en daarmee wordt er bespaard op kosten en tijd.