Een zorgvuldige overstap naar een nieuw digitaal archief systeem

U plant de overstap naar een nieuw digitaal archief systeem voor de opslag van dossiers binnen uw organisatie? Dan kiest u er uiteraard eentje die voldoet aan al uw wensen en u weet al helemaal hoe de inrichting ervan zal zijn. Echter de eigenlijke overstap op een nieuw systeem is doorgaans wel een hele uitdaging. Het moet zorgvuldig gebeuren om het gewenste resultaat te behalen. En dat kost tijd. Er zijn meerdere manieren om van de oude naar de nieuwe situatie te komen. Welke manier het beste past bij uw organisatie is afhankelijk van meerdere factoren. Wij omschrijven de mogelijkheden en stappen.

Overstappen op de manier die past bij uw organisatie

De wijze waarop u overgaat van het oude naar het nieuwe systeem is afhankelijk van de omvang van uw organisatie en data. We zien verschillende mogelijkheden voor de overstap naar een nieuw digitaal archief systeem:

• Dubbel gebruik: Dit houdt in dat u twee systemen naast elkaar aanhoudt. U werkt in het oude systeem tot alle dossiers daarin gesloten kunnen worden. Nieuwe dossiers behandelt u uiteraard in het nieuwe systeem. Aan u om uit te maken of er op die manier efficiënt gewerkt kan worden.

Het gebruik van parallelle systemen blijkt in de praktijk echter vaak niet erg handig te zijn. Als u direct over wilt gaan naar een enkel systeem, dan moet u alle bestaande data migreren. Deze migratie kan op verschillende manieren uitgevoerd worden:

• Handmatig: u zet alle dossiers handmatig over naar het nieuwe digitaal archief systeem. Deze methode is tijdrovend, maar wel een relatief goedkope oplossing. Deze aanpak is vanzelfsprekend minder geschikt naarmate de organisatie groter wordt. De tijd die u besteedt aan het handmatig overzetten is logischerwijs ook een kostenpost.

• Geautomatiseerd: Alle data van het oude systeem wordt bij deze methode geïmporteerd in het nieuwe digitaal archief systeem. Dit klinkt eenvoudiger dan het is, want er is geen standaard exportformaat. De leverancier van uw nieuwe systeem moet weten in welk formaat de gegevens worden aangeleverd en wat de betekenis is van deze gegevens. IT’ers moeten een op maat programma schrijven om uw specifieke gegevens op de juiste plaats en in het juiste formaat in te laden in het nieuwe systeem.

• Gedeeltelijk geautomatiseerd: Een alternatief is om bepaalde gegevens wel automatisch in te lezen, terwijl de rest handmatig aangevuld wordt. Denk aan de namen van de verschillende dossiers. Qua kosten kan dit een interessante overweging zijn. Wel is er veel kennis nodig van het oude en nieuwe systeem.

Zet de afspraken op papier aan de hand van een conversieplan

Afhankelijk van de keuzes die u maakt voor de overstap zal het conversieplan er anders uitzien. Maak in ieder geval afspraken met uw nieuwe leverancier over de aanpak, regeling, stappen en tijdsplanning. Bij het maken van een tijdsplanning is de medewerking van zowel de oude als nieuwe leverancier nodig. Zorg voor een juiste en tijdige communicatie naar beide partijen. Overleg met uw leverancier hoe complex en tijdrovend het is om uw huidige digitale dossiers over te zetten in het nieuwe digitaal archief systeem.

Veel grote organisaties huren een externe expert in voor de begeleiding van het project, zowel voor de implementatie als de conversie. Dit kan een optie zijn. Wilt u dit liever intern houden? Spreek dan binnen uw organisatie duidelijk af wie het primaire aanspreekpunt is voor het project. De verantwoordelijkheden liggen vooral bij het schakelen tussen beide leveranciers en naar interne medewerkers over hun rol in het proces.

Mediaconversie voor de juiste automatische koppeling met uw nieuwe digitaal archief systeem

Wilt u geautomatiseerd of gedeeltelijk geautomatiseerd overstappen op uw nieuwe systeem? Bij  de migratie naar een nieuw digitaal archief systeem komt het vaak voor dat bestaande digitale documenten niet in het juiste bestandsformaat opgeslagen zijn voor koppeling met uw systeem. Mediaconversie is een oplossing die ervoor zorgt dat uw documenten van verschillende bestandsformaten worden omgezet naar een uniform formaat. Indien wij de migratie voor u mogen verzorgen, zorgen we er voor dat de bestanden automatisch in te lezen zijn in uw systemen, zodat u daadwerkelijk beschikt over een volledig gedigitaliseerd archief.

Hoe weet u na de conversie of alles verhuisd is?

Testen, testen en nog eens testen. De (enige) manier om te controleren of al uw data in het nieuwe digitaal archief systeem staat. Zo kunt u bijvoorbeeld kijken naar aantallen. Klopt het aantal dossiers? Klopt het aantal documenten in de dossiers? Daarnaast kunt u steekproeven houden. Komt alle informatie uit dossier X in het oude dossier overeen met alle informatie uit dossier X in het nieuwe systeem? Onderschat dit testen niet. Zorg dat u hier voldoende tijd en mankracht in de planning voor inruimt. Ook om de bugs die uit het testen komen weer recht te zetten.

Een ander belangrijk punt is dat u inzicht heeft in beide systemen en deze naast elkaar kan zetten. Uw nieuwe leverancier heeft alleen de data ontvangen, maar ziet niet hoe deze er eerst uitzag in het oude systeem. Gebruik dit in uw voordeel om te werken naar een gewenste nieuwe situatie.

Koppel de testresultaten terug aan uw leverancier. Deze controle is erg belangrijk, want er zullen altijd verschillen zijn. Dat is niet erg. Door dit aan te kaarten komt u uiteindelijk tot een betere conversie. De verschillen moeten immers onderzocht en verklaard worden.