Procesoptimalisatie - PostNL E-commerce
Paragon Pearl: makkelijk en foutloos rolcontainer labels beheren dankzij oplossing van Paragon
Bij Paragon werken we dagelijks aan interessante en innovatieve oplossingen voor een divers spectrum aan organisaties. Daar zitten vaak bijzondere projecten (parels) tussen. In de rubriek ‘Paragon Pearls’ brengen we ze onder de aandacht en laten we zien hoe we met onze kennis en ervaring het verschil kunnen maken.
In dit artikel kijken we naar de samenwerking tussen PostNL E-commerce en Paragon. Wat in 2019 begon als een veelbelovend idee werd in juni vorig jaar realiteit: een beter, gestroomlijnder en gebruiksvriendelijker beheer- en bestelproces van labels voor rolcontainers.
Miljoenen rolcontainer labels
Voor de transportadressering van rolcontainers en bakken gebruikt PostNL E-commerce speciale labels die aangeven waar een container naartoe gaat en welke route hij aflegt. Door de groei van PostNL E-commerce, zowel qua aantallen pakketten als het aantal distributiecentra, zijn de absolute aantallen labels en het aantal soorten de laatste jaren explosief gegroeid. Het gaat inmiddels om duizenden orders met meer dan 25 miljoen rolcontainer labels per jaar. Is er sprake van een mutatie, zoals een nieuw distributiecentrum dat erbij komt of een verandering van de eindlocatie? Dan moet PostNL E-commerce de labels aanpassen aan het nieuwe sorteercentrum en de veranderde postcodes en adressen.
Omdat PostNL E-commerce de onmisbare rolcontainer labels lange tijd liet drukken, moest er elke keer een drukpers ingesteld worden wanneer er een label veranderde. Een kostbaar proces dat een dag werk en veel geld kost. Om de tijd en kosten binnen de perken te houden, liet PostNL E-commerce grote hoeveelheden labels in één keer drukken. Maar dat had ook een keerzijde. Bij een verandering werd de voorraad namelijk in een klap onbruikbaar en rijp voor het oud papier. Dat past niet bij de ambitie van PostNL om steeds duurzamer te werken.
Van drukken naar printen
PostNL E-commerce klopte bij Paragon aan met een duidelijke hulpvraag: hoe kunnen we het bestellen en produceren van rolcontainer labels slimmer, efficiënter en duurzamer inrichten? Vanuit die vraag ontwierp Paragon een procesketen die de hele workflow - van bestelling tot betaling - automatiseert en stroomlijnt.
De kern van het systeem dat Paragon ontwierp, is de omschakeling van drukken naar printen. Omdat het niet meer nodig is om een drukpers in te stellen, bespaart PostNL E-commerce tijd en geld en kan het veel flexibeler omgaan met wijzigingen van labels. Sneller en flexibeler printen zorgt ervoor dat de labels sneller klaar zijn en dat de levertijd voor rolcontainers en bakken flink terugloopt.
Webshop voor rolcontainer labels
Voor het opmaken van rolcontainer labels maakt PostNL E-commerce inmiddels gebruik van een modern documentmanagementsysteem (DMS). Het systeem geeft logistiek medewerkers de mogelijkheid om met behulp van templates snel, makkelijk en zelfstandig labels aan te maken en te beheren. Een fonkelnieuwe applicatie levert vanuit een database gestructureerde XML-data waarmee meer dan duizend soorten rolcontainer labels te bestellen zijn. Paragon was nauw betrokken bij de ontwikkeling van deze applicatie en gaf advies over de opbouw.
De applicatie kan gezien worden als een gebruiksvriendelijke en dynamische webshop waarin werknemers rolcontainer labels kunnen bestellen voor hun eigen depot. Plaatst iemand een bestelling? Dan gaat die, inclusief alle informatie over inhoud en vormgeving en de inkoopgegevens, naar Paragon. Als de bestelling is verwerkt, kan PostNL E-commerce snel, gemakkelijk en volledig geautomatiseerd de factuur betalen via het Europese inkoop- en facturatiesysteem Peppol.
Snelheid, gemak en minder afval
De nieuwe keten van bestelling levert PostNL E-commerce legio voordelen op. Het aantal bestelfouten ligt lager dan ooit, omdat gebruikers labels bestellen die specifiek bestemd zijn voor het eigen depot en altijd automatisch de beschikking hebben over de nieuwste versie.
Het zorgt ook voor minder kosten. De administratieve kosten zijn verminderd, omdat de organisatie tevens minder kwijt is aan tijdrovende controlewerkzaamheden. Het voorkomen van fouten voorkomt bovendien extra kosten voor herstel en herdruk.
Met het oog op het milieu is afvalreductie een voordeel van de nieuwe werkwijze. PostNL E-commerce blijft bij labelwijzigingen niet meer zitten met een grote voorraad oude rolcontainer labels. De papierberg krimpt dankzij de mogelijkheid om flexibel en naar specifieke behoefte te printen.
Dankzij de innovatieve oplossing van Paragon heeft PostNL E-commerce de hele logistieke keten rondom het bestellen, maken en distribueren van rolcontainer labels weten te automatiseren. De omzetting van drukken naar printen heeft er voor gezorgd dat er veel tijd en kosten worden bespaard. Met als resultaat een doelmatige en gesmeerd lopende keten van bestelling, inkoop, productie, logistiek en facturatie die garant staat voor een efficiënte en hypermoderne manier van samenwerken.
