Van papieren naar digitale dossiers in 5 stappen

Van papieren naar digitale dossiers in 5 stappen

Heeft uw organisatie nog fysieke documenten opgeslagen in een archief, bijvoorbeeld omdat dit moet volgens wet- en regelgeving of omdat het waardevolle informatie betreft? Maar is de fysieke opslag wel duurzaam genoeg? Of kost het veel tijd om informatie op te zoeken in de fysieke dossiers? Door uw dossiers te digitaliseren kunt u informatie langdurig en veilig opslaan én tegelijkertijd snel en overal raadpleegbaar maken voor geautoriseerde medewerkers. Hieronder leest u het stappenplan om te komen van papieren naar digitale dossiers.

1. Ordenen en opschonen van de papieren dossiers

De eerste stap is het opschonen en ordenen van uw papieren dossiers. Vaak zijn de dossiers door de jaren heen vervuild geraakt. Denk aan dubbele, blanco of foutieve documenten. Het opschonen van uw dossiers kan vrij arbeidsintensief zijn, maar is wel noodzakelijk. Alle dossiers komen even onder de aandacht en documenten die niet gedigitaliseerd hoeven worden kunnen direct verwijderd worden. Bepaal vooraf welke documenten in uw digitale dossiers opgeslagen moeten worden. Herstel daarnaast beschadigde documenten en verwijder hechtmaterialen. Voeg vervolgens scheidingsbladen toe aan de dossiers zodat er achter elkaar door kan worden gescand. Daarna bent u klaar voor de volgende stap.

TIP: Bedenk vooraf of u de dossiers op dossier-, hoofdstuk- of documentniveau wilt opslaan.

2. Scanning

Bekijk uw papieren dossiers. Is een kleurenscan nodig of is een zwart/wit scan voldoende? Rode of groene lijnen in een bouwtekening staan daar bijvoorbeeld niet voor niets. Dit moet wel meegenomen worden op de scan. Over het algemeen geldt de regel dat documenten in kleur, met een minimale resolutie van 200DPI moeten worden opgeslagen en als PFD/A worden gescand. Zorg dat u gebruik maakt van de juiste scanapparatuur. Controleer na scanning de images op leesbaarheid.

TIP: Voer eerst een test uit met een representatieve set dossiers, voordat u alle dossiers gaat digitaliseren.

3. Classificeren digitale dossiers

Voor een directe toegang tot uw digitale dossiers is het belangrijk om deze te converteren naar volledig doorzoekbare pdf’s middels OCR-software. Daarnaast moet u de digitale dossiers classificeren. Dit houdt in dat documenten automatisch toegewezen worden aan de juiste documentsoort na de herkenning en indexering. Door deze stap kunnen uw medewerkers straks middels simpele zoektermen de juiste informatie in de dossiers vinden.

TIP: Kruip bij het classificeren van de digitale dossiers in de huid van de medewerkers die gaan werken met de digitale dossiers. Welke zoektermen zullen zij gebruiken?

4. Veiligstellen en opslag digitale dossiers

Uw dossiers zijn nu gereed om opgeslagen te worden in een digitale omgeving. Hiervoor heeft u verschillende mogelijkheden. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor de opslag van uw digitale dossiers in een mappenstructuur op uw netwerk, een online archiefoplossing of juist gebruik gaan maken van een document management systeem.  

TIP: Denk vooraf goed na hoe u de digitale dossiers straks wilt gaan gebruiken. Hoe vaak denkt u de informatie te moeten raadplegen? Hoeveel medewerkers dienen toegang te hebben tot de informatie? En hebben al deze medewerkers dezelfde autorisatielevels?

5. Koppelen van digitale dossiers

Als u kiest voor een document management systeem, dan zal de informatie ingelezen moeten worden in het door u gekozen systeem.

TIP: Hiervoor zal u over de nodige technische specificaties moeten beschikken. Wanneer u hier niet over beschikt kan het verstandig zijn om hier een partner voor in te schakelen.

Aanvullende tip: 

Leg voordat u start met de digitaliseringsprocedure de stappen vast in een protocol.

Hiermee zorgt u dat alle stappen die u, of een gespecialiseerde partner, neemt conform de wet- en regelgeving zijn en u dit ook aan andere instanties kunt aantonen. Neem in het protocol tenminste de volgende basisprincipes op:

• Reden(en) voor digitalisering.
• Gehanteerde werkwijze.
• Omschrijving van middelen die ingezet worden voor digitalisering.
• Omschrijving van betrokken personen en hun rol in het proces.
• Waarborgen voor compliant werken en optimale privacy.
• Incidentenprocedure.
• Tijdsplanning van het gehele proces.